Projectplan voor invoering projectmatig werken

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Doelstelling
3. Uitgangspunten en voorwaarden
4. Projectactiviteiten
5. Operationele activiteiten

1. Inleiding

Dit projectplan beschrijft de stappen die gezet moeten worden om binnen PPPP projectmatig werken te introduceren en te implementeren.
Aanleiding voor het project is, dat er onvoldoende zicht is op de effectiviteit van diverse activiteiten binnen de organisatie, niet altijd even duidelijk is of bepaalde activiteiten bijdragen aan het rendement van de organisatie. Het is dus ook niet altijd duidelijk of gemaakte kosten als investering gezien kunnen worden. Het verschil tussen kosten en investering in deze is: kosten worden gemaakt zonder directe relatie met het rendement, een investering heeft een duidelijke relatie met rendement.
Het projectplan beschrijft welk doel wordt nagestreefd en welke activiteiten uitgevoerd moeten worden om projectmatig werken binnen PPPP van de grond te krijgen.

In het artikel Zin en onzin van projectmatig werken leest u meer achtergrondinformatie.

2. Doelstelling

De doelstelling voor het project:
"Het opzetten van een organisatievorm voor PPPP, gebaseerd op projectmatig werken, waarmee veranderingen tot stand komen, t.b.v. de verbetering van het rendement van PPPP middels een concreet en beheersbaar proces."

Twee aspecten uit de doelstelling lichten we hieronder toe:

• Concreet in de zin van duidelijke doelen en duidelijkheid voor de organisatie.

Een project zonder duidelijke doelen zal niet het gewenste resultaat bieden. Als niet gemeten kan worden zal nooit bepaald kunnen worden of het gewenste bereikt is. Verder is het van belang dat er duidelijkheid is voor de organisatie. Men moet weten waarom het project wordt gedaan.
• Beheersbaar is de zin van een voor iedereen herkenbare lijn in het project, waarmee zichtbaar is welke weg wordt bewandeld. Beheersbaar ten aanzien van de voortgang. Weten wat de status is en of de juiste weg nog wordt bewandeld. Voortgang ook in het kader van de factoren TGKIO (Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie).

De factoren TGKIO worden als volgt toegepast:

• tijd
  Het project is opgedeeld in fasen met daarbinnen hoofdactiviteiten. Voor iedere hoofdactiviteit kan een opdeling in activiteiten zinvol zijn, zodat gestuurd kan worden op relatief kleine tijdseenheden. Door de activiteiten af te ronden, wordt ook de bestede tijd zichtbaar en kunnen eenvoudig planning en realisatie worden vergeleken. Omdat gewerkt wordt met relatief korte tijdspannes zijn afwijkingen sneller zichtbaar en wordt het risico van grote verschillen beperkt.
  Tijd dient op twee manieren benaderd te worden: doorlooptijd en bestede tijd. In het eerste geval wordt gestuurd op de periode waarbinnen een activiteit afgerond dient te zijn in verband met mijlpalen, afhankelijkheden, resources en doeldata. Hierdoor wordt het kritische pad duidelijk en kan beoordeeld worden welke gevolgen een mogelijke afwijking heeft. In het tweede geval gaat het om de hoeveelheid beschikbare en geplande tijd voor een activiteit in relatie tot de bestede tijd. Hierdoor wordt meer/minder werk zichtbaar, waardoor de eventuele financiële consequenties zichtbaar worden.
  Via een Gantt-chart is inzichtelijk te maken welke afhankelijkheden er zijn, welke doorlooptijden er zijn en wat het kritische pad is. Op basis van een voortgangsrapport die de werkelijkheid met de planning vergelijkt, is deze voortgang te bewaken. Daarnaast is een overzicht van alle activiteiten in combinatie met de uitvoerende resources van belang, waarin geplande en gerealiseerde tijd wordt gevolgd. Hiermee wordt de voortgang qua tijd gevolgd.
• geld
  Op basis van de benodigde tijd is een deel van de projectfinanciën zichtbaar en kan de planning versus realisatie worden gevolgd. Hierin dient onderscheid gemaakt te worden in zogenaamde "out-of-pocket" kosten en interne kosten. De eerste post betreft de kosten die gemaakt worden voor het inhuren van externe resources. De tweede post kan een intern tarief zijn voor eigen mensen, een inschatting van gederfde inkomsten of een combinatie.
  Daarnaast behoren de aanschaf van licenties en hardware, het huren van hulpmiddelen (bijvoorbeeld: voor het moment van in productie gaan kan een feestelijke actie op een leuke locatie ondersteunend werken voor de motivatie van het gebruik) tot de kostenposten. Ook hiervoor is een overzicht van gebudgetteerde kostenposten en de realisatie een goed hulpmiddel om dit te bewaken
• kwaliteit
  Kwaliteit bewaken in een project is belangrijk, echter kwaliteit is een subjectief begrip. In principe gaat het om het volgende: indien datgene wordt gedaan wat is afgesproken, kan gesproken worden van kwaliteit. Echter, hierin is geen echte meetbaarheid afgedekt. Kwaliteit zal beoordeeld moeten worden op basis van de gestelde doelen en de beoogde resultaten. Voor het meetbaar maken van de kwaliteit zal de test- en acceptatie werkgroep een belangrijke rol gaan spelen. Via deze groep worden mijlpalen ter acceptatie beschikbaar gesteld, die vervolgens door de projectgroep formeel geaccordeerd moeten worden. Met andere woorden, het accepteren van de mijlpalen vormt het middel om kwaliteit te bewaken.
• informatie
  Zonder informatie is een project niet te besturen. Denk aan het communiceren van de plannen en de resultaten aan de gebruikers. Daarnaast moet gedacht worden aan de voortgangsrapporten, overlegmomenten, etc. In de verschillende groepen zal continu bepaald moeten worden welke informatie gecommuniceerd zou moeten worden en aan wie dat gericht moet zijn.
• organisatie
  De projectorganisatie dient ervoor te zorgen dat het project wordt gerealiseerd. De projectorganisatie bestaat uit een kerngroep van mensen, die gepland en op ad hoc basis wordt aangevuld voor bepaalde activiteiten. Op basis van voortgangrapportages en overleg kan worden bewaakt of de projectorganisatie de juiste is.

Om de doelstelling voor PPPP te bereiken zullen de TGKIO factoren geadopteerd worden in de wijze van projectmatig werken. Dit project zal tevens middels deze factoren worden bewaakt. Dit project zal derhalve ook als voorbeeld worden gehanteerd.

3. Uitgangspunten en voorwaarden

In dit hoofdstuk wordt aangegeven op basis van welke uitgangspunten de verschillende activiteiten zijn opgezet en welke voorwaarden bestaan om de activiteit als zodanig uit te kunnen voeren.

1. Management van PPPP is gecommit aan het opzetten van een passende vorm van projectmatig werken.
2. Wekelijks wordt gerapporteerd aan het MT om de voortgang van dit project te bewaken.
3. PPPP zorgt voor een functionaris die de taak krijgt om structureel projectmatig werken verder te ontwikkelen, te monitoren, etcetera. Deze functionaris zou programma manager genoemd kunnen worden.
4. ...

4.  Projectactiviteiten

4.1 Omschrijving

In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke activiteiten ondernomen worden om projectmatig werken te introduceren binnen PPPP.

4.2 Resultaat

Het resultaat van dit project is een organisatorische structuur voor projectmatig werken die voor iedereen duidelijk is. Uiteraard zal na afronding van dit project een continu proces van evaluatie plaatsvinden om projectmatig werken steeds beter in de vingers te krijgen. Het project zorgt voor het juiste fundament om dit optimalisatieproces op gang te brengen en te houden.

4.3 Stappen

Hieronder worden de activiteiten beschreven om projectmatig werken voor PPPP op te zetten.
Uitgangspunten bij deze stappen zijn:

• Het projectteam voert dit project uit en betrekt daar waar nodig andere medewerkers en/of experts;
• Het team heeft een constante verantwoordelijkheid om de voortgang te ondersteunen met de noodzakelijke communicatie binnen de afdelingen;
• Alle stappen worden ondersteund door een communicatieplan waarmee de organisatie wordt geïnformeerd;
•  

Stap 1 – Vaststellen core business

Projecten moeten bijdragen aan het rendement van PPPP. Het is dus van belang om exact vast te stellen wat de core business is van PPPP. Iedereen binnen PPPP moet zich dat realiseren. PPPP ontleent hier haar bestaansrecht aan.
Het vaststellen van de core business wordt gedaan middels een management game. Dit betreft een brainstormsessie waaruit de core business gaat blijken. Tevens ontstaat een activiteitenlijst om exact te beschrijven wat de core business is.
Op basis van de core business beschrijving wordt een checklist opgesteld waarmee de organisatie een hulpmiddel krijgt om te toetsen of een veranderingsidee of –voorstel als project geïnitieerd kan worden. Op deze manier wordt iedereen gevraagd om zelf kritisch te beoordelen of zijn/haar idee daadwerkelijk bijdraagt aan het rendement van de organisatie.

Stap 2 – Opstellen ondersteunende procedures en processen

Het moet voor de organisatie duidelijk zijn hoe een project aangemeld kan worden. Het moet ook duidelijk zijn op welke wijze wordt beoordeeld of een project gestart wordt, welke documenten beschikbaar moeten zijn, hoe resources gevonden moeten worden, hoe de bewaking plaatsvindt, hoe er geëvalueerd wordt, etcetera.
Kortom, het procesverloop en de bijbehorende procedures moeten worden opgesteld.

Stap 3 – Opstellen richtlijnen voor projecten

In deze stap wordt de voor PPPP passende projectaanpak uitgewerkt in een project template per soort project. De verschillende soorten worden vastgesteld, bijvoorbeeld organisatorisch, productontwikkeling en automatisering.
De projectaanpak helpt iedere projectleider en het team om het project op basis van richtlijnen goed te kunnen initiëren. Hierdoor wordt de bewaking door het management en de programma manager transparanter.

Stap 4 – Trainen management en medewerkers PPPP

Alle medewerkers en het management moet worden getraind in de nieuwe werkvorm. Iedereen moet weten wat er van hem/haar verwacht wordt afhankelijk van de rol. De volgende rollen kunnen aan de orde zijn:

• programma manager;
• project manager;
• projectleider;
• project medewerker;
• project initiator;
• opdrachtgever;
• klant;
• expert;
• ...

Het management moet zich bewust zijn van mogelijke projecten waarbij vanuit het managementteam mensen en middelen gevraagd worden. Budgettair moet er ook rekening mee gehouden worden. Het gaat om informeren en leren. Iedereen moet weten wat projectmatig werken betekent voor PPPP.
Hiervoor wordt een trainingsprogramma opgezet.

Stap 5 – Inzet tools

Het managen van projecten, het inplannen van resources en het bewaken van de voortgang e.d. kunnen enorm goed ondersteund worden door de inzet van geautomatiseerde tools.
Vastgesteld wordt of het zinvol is om voor PPPP een tool in te zetten. Zo ja, dan wordt uitgezocht of PPPP reeds een tool bezit. Als dat het geval is, dan wordt beoordeeld of het tool past binnen de gekozen projectaanpak. Als dit niet het geval is, zal een nieuw tool geselecteerd moeten worden.
Na selectie moet het tool worden geïmplementeerd. Dit betekent in het kort:

• inrichten systeem;
• opzetten templates op basis van de projectaanpak;
• opzetten rapportages;
• trainen gebruikers;
• implementeren en inbedden.

Stap 6 – Opzetten rapportagestructuur en aanpak

Binnen PPPP moet een structuur zijn om rapportages te maken en te beoordelen. Op deze wijze kunnen de projecten worden bewaakt en eventueel bijgestuurd.
Vastgesteld wordt welke rapportage documenten tijdens het project opgesteld moeten worden en op welke wijze deze worden gepresenteerd. Ook moet worden aangegeven hoe bevoegdheden liggen.
Ieder project moet worden geëvalueerd om ervan te leren voor de toekomst. Voor het evaluatieproces worden richtlijnen opgesteld.

Totaaloverzicht activiteiten

De volgende activiteiten zullen worden uitgevoerd:

Id	Activiteit	Omschrijving	Resources	Periode	Status
A1
A2
A3

Voor het activiteitenschema en de afhankelijkheden zie het MS-project schema.

4.4 Mijlpalen

Belangrijk om de voortgang van het project te controleren en tussentijdse resultaten te presenteren is het stellen van mijlpalen. Het voordeel hiervan is dat het project goed te volgen is en dat uitloop van een project in de hand te houden is.
Voor dit project gelden de volgende mijlpalen:

1. exacte beschrijving van de core business;
2. checklist om een projectaanvraag te toetsen;
3. de projectaanpak voor PPPP;
4. het ondersteunend tool.

Iedere mijlpaal wordt geëvalueerd om over te kunnen gaan tot acceptatie van een mijlpaal. Indien een mijlpaal wordt geaccepteerd, is het juiste resultaat bereikt.

4.5 Projectorganisatie

De projectorganisatie wordt vorm gegeven door het projectteam en enkele andere personen.

Rollen binnen dit team

Persoon	Organisatie	Rol
	PPPP	Interne projectleider Programma manager
	PPPP
	PPPP
	Symagic	Projectleider, voortgang bewaking Levert input Uitwerken uitkomsten

4.6 Projectperiode

Het project wordt per x opgestart en op y afgerond. Het project wordt binnen 3 maanden uitgevoerd. Daarna wordt PPPP begeleid in de operationele vorm. Deze begeleiding wordt in eerste instantie 3 maanden uitgevoerd.

4.7 Benodigde tijd

In onderstaand overzicht wordt de schatting weergegeven van de benodigde tijd uitgedrukt in dagen.

Stap / Activiteit	Symagic	Partij 1	Partij 2	Klant
1
2
3
N
Projectmanagement
Totaal

4.8 Kosten

De investering voor PPPP bedraagt € x,= voor de eerste drie maanden. Voor de begeleiding wordt € y,= gereserveerd.

5.  Operationele activiteiten

Projectmanagement.
Voortgangbewaking.
Communicatieplan.

Dit artikel downloaden

In de rubriek
 ' Projectmatig werken ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.