Quick Scan als diagnosetool

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Het werkgebied van de scans
3. Methoden en technieken achter de Quick Scan
4. Opzet van de scans
5. Overzichtelijke, éénduidige presentatie
6. Resultaat van een scan
7. Soorten scans
8. De prijs
9. Referenties

1. Inleiding

Voor elke organisatieverandering of –verbetering geldt dat de juiste uitgangssituatie van cruciaal belang is. Als men zich daarnaast bewust is van het feit dat elke organisatie uit een complexe verzameling formele, informele, interne en externe samenwerkingsverbanden en processen bestaat dan is het duidelijk dat een lokale verandering of verbetering ook de rest van een organisatie en/of haar omgeving zal beïnvloeden. Het is dus zaak al vooraf te controleren welke organisatieonderdelen en omgevingsfacetten in welke mate opereren conform de toekomstig gewenste situatie. De 'TOL™ aanpak' hanteert daarvoor specifiek ontwikkelde Quick Scans, die snel inzicht geven in tal van organisatorische aspecten. Daarnaast bieden de scans aan een organisatie een snel, effectief inzicht in de urgentie om een verandering of verbetering te moeten uitvoeren. Deze prioriteitsweging kan met name worden bepaald doordat de gehanteerde methoden en technieken het scanresultaat in een performance index uitdrukken.

2. Het werkgebied van de scans

De scans beslaan essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering. Zo wordt een analyse van strategisch ondernemen bijvoorbeeld samengevat in een Business Performance Scan. De inhoud van de scan is afgestemd op de aard van de organisatie en marktspecifieke materie. Van onderwerpen als Management, Inkoop, Verkoop, Logistiek, ‘Human Resources Management’ en Financiën tot bijvoorbeeld Vestigingsplaats worden de diverse performance-indices vastgesteld. Deze geven de noodzaak en prioriteit van veranderen - of verbeteren - van een organisatieaspect aan. Een heel ander soort scan is de Project Management Scan waarbij alle belangrijke aspecten van project management worden onderzocht om tot verbetering te komen in de projectvoering en het op tijd en binnen budget realiseren van vooraf vastgestelde eisen.

TOL hanteert Quick Scans in de volgende fasen:

1. In de oriëntatiefase worden ze toegepast als eerste verkenning en ordening van probleemsignalen en -verschijnselen. Daarnaast geven ze een indicatie omtrent de noodzaak tot verandering.
2. In de diagnosefase wordt met een verdere en meer gerichte diepgang gewerkt.
3. In de planningfase zijn de modellen van belang ten behoeve van de formulering van veranderings(sub)doelen op elk van de onderscheiden aandachtsvelden.
4. In de evaluatiefase aan het eind van een van de verandercycli kan objectief gemeten worden wat de resultaten van de veranderingen zijn geworden.

3. Methoden en technieken achter de Quick Scan

Het maken van keuzes is vaak een gecompliceerd proces. Heden ten dage staan zoveel gegevens ter beschikking, dat men daarmee niet meer eenvoudig tot prioriteitsstelling kan komen. Performances zoals de methodiek die berekent, kunnen daarbij een goed hulpmiddel zijn. Centraal in de scanmethodiek staat de performancematrix, waarin gegevens, meningen, (ken)getallen, inschattingen e.d. worden verwerkt. Daarnaast kunnen managers normen stellen of benchmarkgegevens als uitgangspunt nemen voor het kiezen. Voor een aantal situaties is benchmarkinformatie beschikbaar. De scanmethodiek is in staat al deze gegevens te bewerken en uit te drukken in termen van gevaar, succes, geen aandacht en aandacht. Hierdoor wordt in één oogopslag zichtbaar op welke elementen een organisatie bijsturing behoeft. De gebruikte methodiek is door een partner ontwikkeld en is inmiddels in duizenden situaties beproefd. Een belangrijk onderdeel van de technieken is de ingebouwde statistische toetsing op validiteit van de scan en dus van de resultaten.

4. Opzet van de scans

De scans maken van een aantal standaardtechnieken gebruik om meningen, feiten en cijfers te verwerken. Omdat de beschrijving van de methoden en technieken enkele tientallen bladzijden omvat, wordt op deze plaats volstaan met een overzicht van de trefwoorden waarin de methoden en technieken te vangen zijn. Het ontwerp voor elke scan wordt getoetst op validiteit. Door gebruik te maken van zowel controlevragen als correlatieanalyse wordt de validiteit van de scanstructuur getoetst. Bij kwantitatieve informatie zal het toetsen op validiteit minder noodzakelijk zijn dan bij het verwerken van inschattingen en meningen. De geïnterviewde krijgt vragen gepresenteerd die zijn gegroepeerd in verschillende hoofdstukken en eventueel paragrafen, afhankelijk van de omvang van de vragenlijst. De vragenlijst kan zowel op papier als via Internet worden ingevuld. Afhankelijk van de specifieke situatie kan al dan niet geanonimiseerd worden gewerkt. Alvorens de materievragen worden ingevuld, wordt eerst vastgesteld hoe de mening van de betreffende persoon dient te worden geïnterpreteerd (objectivering). Anders zou het immers niet mogelijk zijn om de antwoorden van verschillende personen met elkaar te verwerken tot een eenduidige uitkomst. Vervolgens wordt van elke vraag in de scan eerst de waardering van het belang van het item gevraagd (toekomstgericht) en daarna de waardering van de uitvoering (huidige situatie). Vervolgens kunnen per item eventueel nog een aantal aspecten worden behandeld. Het resultaat van de input van alle deelnemers aan de scan wordt verwerkt tot een uiteindelijk performancematrix met prioriteitsstelling en performance-indices. Daarbij wordt opnieuw de validiteit van de uitkomsten getoetst (zijn er geen tegenstrijdige antwoorden gegeven, zijn er “blanco stemmen” etc.).

5. Overzichtelijke, éénduidige presentatie

De door het scansysteem geproduceerde uitkomst is dusdanig dat in één oogopslag duidelijkheid wordt verschaft over aspecten die goed geregeld zijn resp. welke risico's lopen. Daarnaast wordt aangegeven met welke prioriteit de diverse aspecten behandeld zouden moeten worden (bijvoorbeeld i.v.m. afbreukrisico). Voor de opdrachtgever van een verandering of verbetering is het daarnaast een objectief middel om de effecten van veranderingen te meten t.o.v. de uitgangssituatie. Met andere woorden, het verloop en de voortgang van het veranderingsproces kan worden gemonitored waardoor tijdig bijstellen van beleid en bijsturen van het proces mogelijk wordt.

6. Resultaat van een scan

De resultaten van de scan worden op een heldere wijze éénduidig gepresenteerd.

Voorbeeld van scanresultaat

Aan de hand van de scan kunnen de volgende resultaten worden onderscheiden:

• performances die tevens de prioriteit aanduiden voor gewenste verbeteringen;
• indicaties voor oplossingsrichtingen;
• aanwijzingen op welke knelpunten de organisatie kennis, ervaring, informatie e.d. tekorten heeft en op welke wijze dit kan worden verholpen om voorgenomen verbeteringen te kunnen effectueren;
• streefgetallen die de organisatie binnen haar doelstellingen dient te realiseren.

Het resultaat wordt met de opdrachtgever besproken en de verandering c.q. verbetering wordt direct in gang gezet. De scans worden ook ingezet gedurende het traject of aan het eind van een verander- of verbetercyclus om gewijzigde situatie te kunnen beoordelen.

7. Soorten scans

De set scans bestaat uit vele tientallen onderzoeksonderwerpen en is geschikt voor alle soorten branches. Per scan kunnen de volgende soorten worden onderkend:

• De basisscan:
  is uitermate geschikt voor een eerste oriëntatie op een vermeend organisatie-probleem. De scan is bedoeld als eerste stap in beleidsrisicoreductie en het vergroten van de kans op succes bij innovatieprojecten. Op basis van de resultaten krijgen beslissers beter inzicht in de noodzaak van veranderen;
• De midiscan:
  is eigenlijk een verdieping van een basisscan. Wanneer m.b.v. een basisscan een of meerdere aandachtsgebieden zijn herkend, kunnen de betreffende midiscans daar gedetailleerde informatie over leveren. Het resultaat van de midiscan geeft dus de mogelijkheid voor het beter benoemen en detailleren van verander- of verbetertrajecten. De kracht van deze scans zit in het zeer snel kunnen verzamelen, bewerken en combineren tot performance-indices. Van een aantal midiscans is benchmarkinformatie beschikbaar. De maxiscan is een scan waarin bedrijfseigen structuren, producten en gegevens worden gebruikt. Deze geeft de mogelijkheid de uitvoering van verander- of verbetertrajecten te volgen en te meten op effect(en). Deze scans zijn weliswaar gebaseerd op standaard onderzoeksmodellen doch er vindt m.b.t. het scannen altijd een maatwerkaanpassing plaats.

8. De prijs

De opdrachtgever kan de prijs sterk beïnvloeden. Er kan gekozen worden uit:

• standaard- of maatwerkscans (of combinatie);
• een basis-, midi, of maxi-scan;
• scans op papier of via internet;
• scanactiviteiten zelf begeleiden en coördineren of uitbesteden;
• summiere of uitgebreide rapportage;
• scanresultaten met aanbevelingen.

Een gratis oriëntatiescan kan worden uitgevoerd om kennis te maken met de methode.

9. Referenties

Inmiddels hebben meer dan 2.800 organisaties gebruik gemaakt van deze scans. Daarbij is de scanmethode o.a. ingezet:

• ter ondersteuning van strategisch kiezen in de bedrijfsvoering (transportbedrijf);
• voor het vaststellen van de verbetermogelijkheden in de doorstroming van patiënten in een ziekenhuis;
• bij het doorlichten van de financieringsstructuur van bedrijven;
• voor het bepalen van de mate waarin een dienstenpakket aansluit op de vraag van de doelgroep;
• ter ondersteuning (beoordeling en evaluatie) bij landelijke en lokale politiek;
• ter beoordeling van de mate waarin investeringen zinvol bijdragen aan de realisatie van doelstellingen;
• bij onderzoek naar klanttevredenheid.

Dit artikel downloaden

In de rubriek
 ' Veranderingsmanagement ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.