Zet het mes in uw projectorganisatie en laat het aan twee kanten snijden!

Inhoudsopgave

1. Hoe succesvol is uw onderneming?
2. Hoe groot is de kloof tussen uw ambitie en de realiteit van vandaag?
3. De oplossing
4. Het resultaat
5. Wilt u het succes van uw onderneming verbeteren?

1. Hoe succesvol is uw onderneming?

Recent stelde het blad ‘Fast Company’ dat een onderneming pas succesvol is wanneer het de volgende tien vragen volmondig met ‘ja’ beantwoordt:

Het vervolg van dit artikel is bedoeld voor managers die op één of meer van bovenstaande vragen met ‘neen’ of met een twijfelend ‘ja’ moeten antwoorden.

2. Hoe groot is de kloof tussen uw ambitie en de realiteit van vandaag?

Uit bovenstaande vragen komt een ideaal beeld naar voren van een klantgerichte, innovatieve, snel veranderende, efficiënte en bruisende organisatie. Ondernemingen die aan genoemde criteria voldoen zijn bijvoorbeeld retailer Wal-Mart en PC-producent Dell. Natuurlijk zijn er ook managers van bedrijven die niet de ambitie hebben om te spelen in de superleague van trendsettende organisaties. Dit neemt niet weg dat een onderneming minimaal de ambitie moet hebben om zich op succesvolle wijze aan te passen aan de continu veranderende omgeving. Gezien het feit dat veranderingen zich in een steeds hoger tempo manifesteren, constateert menig manager dat de druk van de ‘ratrace’ toeneemt.
Door die steeds hoger wordende druk, worden ook de tekortkomingen binnen een organisatie beter zichtbaar ten aanzien van de competentie om te veranderen, zoals:

1. Het management is het overzicht verloren over de verschillende projecten om veranderingen te implementeren. Het is niet duidelijk welke projecten uitgevoerd worden, wat de afhankelijkheden zijn, wat de kosten zijn en wanneer ze opgeleverd worden.
2. Het starten van projecten die (deels) conflicteren met lopende initiatieven en uiteindelijk leiden tot suboptimalisatie.
3. Het niet of te laat aanpassen van projecten als vervolg op veranderende inzichten, schuivende prioriteiten e.d. De resultaten worden volgens de projectmanagers opgeleverd conform afspraak. Echter de organisatie vraagt zich af waar de toegevoegde waarde is gebleven.
4. Het laten gelden van de wet van de sterkste, waardoor niet altijd juiste beslissingen genomen worden met betrekking tot de aansturing van projecten. Er is een situatie gecreëerd waarbij de individuele belangen van managers prevaleren boven het belang van de onderneming.
5. Het ontstaan van een ‘anarchistische’ situatie waarbij medewerkers kunnen doen wat ze zelf belangrijk vinden. Zoals in iedere situatie waarbij leiderschap ontbreekt, wordt langs elkaar heen gewerkt en is slagvaardigheid ver te zoeken.
6. Het zonder scrupules ‘het roer omgooien’  door nieuwe managers. In de drang zich te moeten bewijzen worden lopende veranderingsinitiatieven gestopt en nieuwe gestart. Dit veroorzaakt in een organisatie veelal apathisch gedrag.

Wanneer u één of meerdere van bovengenoemde symptomen herkent als zijnde van toepassing binnen uw onderneming, moet u ervoor zorgen dat de kloof tussen uw ambitie en het vermogen om te veranderen gedicht wordt. Eén ding is zeker: de druk van de markt zal toenemen om het tempo van veranderen op te voeren. Het is dus van groot belang dat uw onderneming het vermogen om veranderingen te implementeren óók verhoogt.
In de volgende artikelen wordt meer in detail beschreven wat de consequenties zijn wanneer een organisatie niet tijdig zijn verandervermogen weet te vergroten:
Projectrendement te laag? U bent de zwakste schakel ….Tot ziens!;
Waarom leveren projecten altijd resultaten die ik niet nodig heb en
Goed groeien door slim snoeien; minder is meer.

3. De oplossing.

De oplossing luidt simpel gezegd: het vergroten van het verandervermogen van de organisatie. Dit kan gerealiseerd worden door het verbeteren van de wijze waarop projecten worden uitgevoerd en aangestuurd. Die verbeteringen dienen op meerdere aspecten van het projectmatig veranderen in te grijpen en te voldoen aan een consistente samenhang. Bovendien moeten die verbeteringen aansluiten bij de belangrijkste stuurcriteria van de organisatie. De bedoelde aspecten die het rendement verhogen van het op projectmatige wijze implementeren van veranderingen, zijn de kennisgebieden die in “A Guide to the Projectmanagement Body of Knowledge” zijn vastgelegd. Deze richtlijnen zijn opgesteld onder regie van het Project Management Institute en het geheel bevat een volledig procesgamma van het werkgebied ‘Projectmanagement’. Hieronder is een schematisch overzicht gegeven van alle kennisgebieden die bijdragen aan het verandervermogen van een organisatie:

Binnen elk kennisgebied worden deelgebieden onderscheiden die op zichzelf maar óók in samenhang onderwerp van verbetering kunnen zijn. Bijvoorbeeld binnen het kennisgebied ‘Kosten management’ worden de volgende deelgebieden onderkend:

1. het plannen van mensen en middelen;
2. het maken van kostenschattingen;
3. het opstellen van kosten budgetten;
4. het opstellen van management rapportage;
5. het bewaken en beheersen van kosten.

De ervaring leert dat wanneer op bovengenoemde kennisgebieden een set samenhangende verbeterinitiatieven geïmplementeerd worden, het verandervermogen van de organisatie in zijn geheel toeneemt.

Wilt u meer weten hoe het bovenstaande te realiseren, lees artikel Het verbeteren van het rendement van projecten met 30%.

4. Het resultaat.

Het verbeteren van de projectorganisatie op bovengenoemde kennisgebieden levert niet alleen een hoger rendement (=resultaat / inspanning) per project op maar heeft ook direct een positief effect op de winst- en verliesrekening. Immers de beoogde businessresultaten in termen van omzetverhoging en kostenverlaging worden met een grotere zekerheid tijdig en in volle omvang gerealiseerd.

Maar de verbeteringen hebben ook effect op de minder hard meetbare kwaliteitscriteria waaraan het blad ‘Fast Company’ refereert. Door het vergroten van het verandervermogen van de organisatie ontstaan de volgende ‘bijeffecten’:

1. De emotionele band met klanten neemt toe wanneer een bedrijf op een betere en snellere manier aan de eisen met betrekking tot nieuwe producten, kostenverlaging en servicegraad verhoging kan voldoen.
2. De originaliteitwaarde neemt toe van de producten en diensten die een bedrijf levert, omdat men in staat is sneller de nieuw ontwikkelde bedrijfsstrategie te implementeren.
3. De onderneming is in staat om zich snel aan te passen aan de veranderende omgeving, hierdoor is de onderneming zakelijk succesvoller waardoor het aantrekkelijker is voor (toekomstige) medewerkers en partners.
4. Door de aangebrachte verbeteringen is de onderneming meer georganiseerd naar het op een snelle en doeltreffende manier uitvoeren van veranderingen. Hierdoor maken sentimenten als ‘we doen dit al dertig jaar op deze manier’, minder kans om invloed uit te oefenen op de bedrijfsvoering.
5. Klanten zullen een duidelijker beeld hebben van waar de onderneming voor staat: een klantgerichte, innovatieve, snel veranderende, efficiënte en bruisende organisatie.
6. De organisatie is ingericht als een efficiënte veranderfabriek waar veranderinitiatieven in lijn zijn gebracht en vervolgens op gestructureerde en standaard wijze uitgevoerd worden. Hierdoor weet iedereen in de organisatie wat van hem/haar verlangd wordt. De daad- en slagkracht van de organisatie is hiermee vele malen vergroot;
7. Het imago van de onderneming in de markt verbetert waardoor schaarse talenten uit zichzelf zich aanmelden om te komen werken.
8. Het management zal meer leiderschapskwaliteiten toegemeten krijgen van de medewerkers. Immers de besluitvorming over veranderinitiatieven gebaseerd is op inzicht en overzicht. Medewerkers die veel vertrouwen hebben in hun manager zullen actiever participeren in het implementeren van veranderingen.

5. Wilt u het succes van uw onderneming verbeteren?

Bedenk dan dat met het verbeteren van uw projectorganisatie het mes aan twee kanten snijdt! Immers kwantitatief gaat het rendement op het implementeren van projectmatige veranderingen omhoog en kwalitatief wordt het fundament versterkt om veranderingen snel en slagvaardig te implementeren.

In de rubriek
 ' Projectmatig werken ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.