Zin en onzin van projectmatig werken

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Toepassingen
3. Een nieuwe benadering
4. Gaan wij allemaal uren schrijven?
5. Management aandachtspunten
6. Is de structuur bepalend?
7. Conclusie

1. Inleiding

Projectmatig werken is in opkomst. Het wordt gezien als de oplossing voor een breed scala aan problemen.
Het is waar dat projectmatig werken in een groot aantal situaties wordt toegepast. In de situatie waarin er iets nieuws in een organisatie moet worden geïntroduceerd, wat de hele organisatie raakt, wordt er veelal voor de projectvorm gekozen. De laatste tijd gebeurt dit ook steeds vaker bij diensten die verschillende afdelingen binnen een organisatie aan elkaar leveren. Bij sommige diensten is dit goed mogelijk, bij andere lijkt het allemaal wat ver gezocht en wordt er te veel aandacht besteed aan de structuur waarop processen in een organisatie zich afspelen. Betere resultaten kunnen dan waarschijnlijk worden behaald door naar de cultuur binnen een organisatie te kijken.

2. Toepassingen

Projectmatig werken levert veel voordelen op in de sfeer van betrokkenheid van medewerkers, helderheid in bereikte resultaten en gemaakte kosten etcetera. Ook is het een beproefde manier om op een controleerbare manier iets tot stand te brengen, resultaten te boeken.
Projectmatig werken wordt bijvoorbeeld toegepast in de bouw. Stel je voor, de aanleg van de Betuwelijn vindt niet projectmatig plaats maar de "stafafdeling bouwzaken van het ministerie van transport" doet het er even bij. Mooie boel zal het worden.
R+D afdelingen van organisaties werken eveneens veelal projectmatig. Zo is het bij de ontwikkeling van een nieuwe auto duidelijk wanneer deze geïntroduceerd gaat worden en wat het allemaal mag gaan kosten. In een zo concurrerende markt wordt er weinig aan het toeval over gelaten.
Ook de introductie van een nieuw product op de markt wordt veelal projectmatig aangepakt. Alles moet op elkaar aansluiten. De TV commercial dient op dezelfde dag te beginnen als de advertenties in de kranten. Een website die 1 week later klaar is kan ook niet meer. Verder is het belangrijk dat de goederen te verkrijgen zijn op de dag dat er vraag wordt gecreëerd door de reclame uitingen. Zoveel verschillende aspecten organiseren en verschillende specialisten op elkaar afstemmen moet wel op basis van een projectstructuur. De groep mensen binnen een dergelijk project werkt alleen zo nauw samen voor deze introductie. Misschien is er de komende 2 jaar wel geen nieuwe introductie. Hiervoor kun je geen bestaande organisatie inrichten.

Bij bovenstaande voorbeelden is het duidelijk dat projectmatig werken voordelen oplevert. Het andere eind van de schaal is ook duidelijk. De factureringsafdeling verzorgt de facturering van de door de facturabele medewerkers gemaakte dagen. Dit betreft de gemaakte uren die regelmatig door het jaar worden gerapporteerd. Projectmatig werken heeft hier weinig toegevoegde waarde.
De verkoop afdeling onderhoudt de contacten met de bestaande klanten en noteert de binnenkomende bestellingen. Ook hier lijkt projectmatig werken weinig toegevoegde waarde te hebben.
De helpdesk beantwoord de binnenkomende telefoontjes met vragen van klanten. De agents zijn goed getraind en hebben toegang tot verschillende kennis systemen. Hierdoor kunnen zij 95 % van de vragen direct beantwoorden. Projectmatig werken heeft geen toegevoegde waarde.
De gemeente verstrekt rijbewijzen, paspoorten etcetera. Dagelijks melden de burgers zich aan de balie. Na enig wachten en betaling van de kosten kan het nieuwe document in ontvangst worden genomen. Een routine klus voor de gemeente. Projectmatig werken lijkt niet aan de orde.

3.  Een nieuwe benadering

Is het wel zo simpel als hierboven geschetst? Er zijn omstandigheden waarin het logisch is om projectmatig te gaan werken en er zijn omstandigheden waar het duidelijk is dat het niet zo is. Er is als we goed opletten wel degelijk een groot grijs gebied.
Laten we eens kijken naar de productie van een nieuwe auto.
Hier is in de loop van de tijd verschillend mee om gegaan. Je kunt zeggen dat de eerste auto’s als project zijn gebouwd. Toen Ford de assemblage lijn uitvond werd de productie van de auto vooral een proces. Veel later is er weer o.a. door Volvo geëxperimenteerd met "projectgroepen" die een groot deel van de auto zelf helemaal afmaakten. Dit werd vooral gedaan om zo’n projectgroep het plezier te geven om ook het eindresultaat van het werk te zien en om hier dan ook verantwoordelijk voor te zijn. Op de meeste plaatsen is de assemblagelijn toch weer ingevoerd omdat dit toch efficiënter bleek.
De hierboven genoemde helpdesk.
Is dit wel zo’n eenvoudig proces. Is het niet zo dat de service calls van klanten onderdeel zijn van het grotere project dat de ontwikkeling van de dienst, de marketing van de dienst, de levering van de dienst en de service op de dienst omvat. Zijn dit niet allemaal elementen die de uiteindelijke klantervaring bepalen en waar bijvoorkeur alle medewerkers van de hiervoor genoemde disciplines voor verantwoordelijk zijn. Deze verantwoordelijkheid is echter alleen echt te ervaren als men ook onderdeel is van het team dat zich hier mee bezig houdt. Misschien hoort men als helpdesk medewerker toch wel in het project rondom de ontwikkeling, verkoop en aflevering thuis.
De genoemde gemeente dan.
Het verstrekken van een rijbewijs is en blijft voor de gemeente toch een routine klus. Dienstverlening aan de burger staat echter wel hoog op de agenda. Hoe staat het met de ontwikkeling van een digitaal loket. Wordt er niet al over nagedacht hoe de burger via internet beter met de gemeente kan communiceren. Liggen hier niet talloze raakvlakken met het verstrekken van een nieuw paspoort. De ervaring die de burger opdoet bij het verkrijgen van een nieuw paspoort draagt zeker bij aan het beeld wat ontstaat van de dienstverlening van de gemeente. Is dit alleen niet aanleiding genoeg om het verstrekken van een nieuw paspoort op te nemen in het project dat de dienstverlening van de gemeente wil verbeteren en meetbaar maken? U zegt: dit project bestaat nog niet. Dat kan, maar als dat niet zo is zal het niet lang meer op zich laten wachten. Wij burgers zijn zo gewend aan goede service dat wij dit ook van de overheid (gaan) verwachten. De overheid zal genoodzaakt zijn hier iets aan te doen en steeds verbeteringen door te voeren. De projectvorm met bijbehorend projectmatig werken lijkt hiervoor de aangewezen manier.

4. Gaan wij allemaal uren schrijven?

Is het dan zo dat iedereen projectmatig moet gaan werken? Dat is zeker niet het geval. Er zullen veel situaties blijven waarin projectmatig werken niet de juiste aanpak is. Projectmatig werken heeft echter te maken met het stellen van doelen, het meetbaar maken hiervan, het tijdelijk bijeenbrengen van verschillende disciplines om een gezamenlijk doel te bereiken, het doorvoeren van een verandering, een nieuwe werkwijze in een organisatie, het verbeteren of efficiënter maken van een bepaalde werkwijze. Ook gaat het om het geven van verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid aan medewerkers in de organisatie. Dit zijn allemaal aspecten die steeds meer voorkomen in organisaties. Dit betekent dat steeds meer medewerkers (tijdelijk) projectmatig gaan werken.

5.  Management aandachtspunten

Is het nodig dat ik mij als manager met projectmatig werken bemoei? Dit is toch puur een operationele manier om dingen uit te voeren? Dat klopt. Echter, een organisatie die gewend is om projecten uit te voeren en projectmatig te werken kan snel veranderen. Zij leert haar medewerkers om verantwoordelijkheid te nemen voor het resultaat. Zij biedt inzicht in waar de verbeterpunten liggen en wat de interne kosten zijn van een proces, dat dwars door de organisatie heen gaat. Dus niet alleen wat de kosten per afdeling zijn. Dit geeft mogelijkheden om de concurrentiekracht te toetsen. Echt projectmatig werken kan alleen in de organisatie worden geïntroduceerd en vastgehouden als het management de realisatie ervan als een belangrijke voorwaarde ziet voor de continuïteit van de organisatie en dit ook in de organisatie communiceert Als het niet als zodanig wordt ervaren blijft het gezien worden als een speeltje van de een of andere stafafdeling (Financiën). Het management laat dan de kans lopen , de organisatie voor te kunnen bereiden op het snel reageren op zich voordoende marktomstandigheden.

6.  Is de structuur bepalend?

Is het zo dat het uitvoeren van werkzaamheden in een projectvorm of als regulier proces bepalend is voor de toekomst van de organisatie? Projectmatig werken is zeker aan te bevelen in voor de hand liggende situaties zoals hierboven beschreven. Ook is het goed om eens te kijken naar minder voor de hand liggende processen; hebben deze ook baat bij een projectmatige aanpak? Bepalend voor het succes blijft echter de cultuur van een organisatie. Als er geen resultaatgerichte cultuur is wordt door het simpelweg projectmatig te gaan werken de resultaatgerichtheid niet opeens onderdeel van de cultuur. Ook wordt in een sterk intern gerichte cultuur door projectmatig werken niet een meer op "klanten" gerichte organisatie verkregen.
Cultuuraspecten kunnen alleen worden veranderd als deze verandering wordt ingebed in de Missie en Visie van de organisatie en de in de in organisatie gehanteerde normen en waarden. Op basis hiervan wordt de strategie gekozen en wordt o.a. de werkwijze in de organisatie bepaald. Projectmatig werken kan dus meehelpen aan het ondersteunen van een bepaalde cultuur. De verankering van deze cultuur moet echter breder in de organisatie worden ingebed.

7.  Conclusie

Projectmatig werken is soms de beste aanpak. Ook zijn er veel situaties die (tijdelijk) door projectmatig werken sneller en beter resultaten zullen opleveren. Het kan verfrissend zijn om processen die al lang in een organisatie bestaan eens vanuit een andere invalshoek te bekijken. Projectmatig werken kan meer zijn dan een efficiënte manier om het werk in te richten. Met de juiste management aandacht kan het een competentie van een organisatie zijn, welke een belangrijke voorwaarde is voor het succes van de organisatie. De structuur van werken kan echter nooit de kern van de organisatie veranderen. Deze is vastgelegd in de Missie en Visie van de organisatie en in de in het verlengde hiervan gedefinieerde normen en waarden. Projectmatig werken kan wel een gewenste cultuur verandering ondersteunen.

In de rubriek
 ' Projectmatig werken ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.