Bezuinigen? Ga projectmatig werken!

Inleiding

Overheden, zowel Rijk, Provincie, waterschappen en Gemeenten, ontkomen de eerste jaren niet aan bezuinigingen. Door de lagere inkomsten zal er in de kosten moeten worden gesneden. Anderzijds ligt er de druk de beleidsdoelstellingen te halen en niet te korten op essentiŽle uitgaven en nieuw beleid.
Een van de terreinen waar naar kostenverlaging gezocht gaat worden, is de interne organisatie en bezetting. De vraag luidt of het mogelijk is, door werkzaamheden anders te organiseren, de kosten van de overheden naar beneden te brengen. Het antwoord daarop is ja!
Hoe? Door aanpak van problemen en knelpunten anders te benaderen: kies voor projectmatig werken. Daarmee ligt de focus op het probleem of uitdaging en is optimale inzet van mensen en middelen te organiseren. Binnen projectverband werken medewerkers uit verschillende disciplines samen over afdelingsgrenzen heen. Daardoor ontstaat betere afstemming, grotere betrokkenheid en duidelijke relatie tussen doel en werk. Samenvattend: minder kosten met een beter resultaat.

Voordelen projectmatig werken

De voordelen van projectmatig werken zijn:

  • Focus op doelstelling organisatie
    Door het goed afstemmen van projecten op de organisatie doelstelling, blijft de focus van de organisatie gericht op de doelstellingen. Projecten die geen bijdrage leveren aan de doelstelling, worden niet opgestart. Ook van lopende projecten wordt regelmatig getoetst of de projectresultaten nog bijdragen aan de doelstelling van de organisatie. Immers, externe ontwikkelingen kunnen leiden tot andere doelen. Bestaande projecten die niet langer bijdragen aan de doelstelling worden ontbonden. Nieuwe projecten kunnen efficiŽnt en snel worden opgezet.
  • Flexibiliteit
    Veranderingen vragen om aanpassingen. Met een projectenorganisatie is snel op verandering in te spelen daar een flexibele organisatie is, gericht op het behalen van doelen. Projecten zijn tijdelijke organisaties. Na realisatie worden projecten ontbonden.
  • Kostenbesparing
    Een projectenorganisatie kent in de kern een kleine vaste structurele bezetting. De overige werknemers zijn voor de duur van het project ingezet. Deze medewerkers kunnen uit de eigen organisatie komen. Is echter specifieke kennis nodig dan kan deze alleen voor de duur van het project van buiten de organisatie ingezet worden.
  • Kwaliteit
    Projecten kennen een doel en leveren een product of dienst. Vooraf is goed te omschrijven aan welke criteria het product of dienst dient te voldoen. Onderdeel van de sturing van het project is dus ook sturing op kwaliteit.
  • Managen
    Een van de aspecten van het management is het selecteren van die projecten die echt bijdragen aan de doelstelling van de organisatie. Portfoliomanagement is het instrument om ideeŽn, uitdagingen en problemen in lijn met de organisatiedoelen te brengen en houden. Vervolgens vindt vertaling naar projecten plaats. Bij de prioritering van projecten wordt rekening houden met bijdrage aan de doelstelling van de organisatie en o.a. financiŽn, risicoís en beschikbare mensen en middelen.
  • Risicospreiding
    Een projectenorganisatie maakt zich niet afhankelijk van een partij. Door elk project opnieuw in te richten, kan voor ieder project de keuze van in te zetten middelen opnieuw gemaakt worden.
  • Risicomanagement
    Apart onderdeel van het management is aandacht voor de risicoís. Inzichtelijkheid en afweging van risicoís van projecten is door de invoering van risicomanagement op gestructureerde wijze mogelijk.

Voorbeelden projectmatig werken

Terreinen waar bijvoorbeeld projectmatig werken toegepast kunnen worden, zijn

  • Handhaving
    Een van de taken van de overheid is de handhaving van de wetgeving. Op dit terrein zal er een afweging plaats moeten vinden tussen de kosten van handhaving, bestuurlijke prioriteit, ervaringsgegevens, probleemanalyses en veiligheid. Juist met projectmatig werken kan de handhaving zich flexibel aanpassen aan de ieder jaar wijzigende omstandigheden. Hiermee is goed te sturen op doelstelling van de handhaving en het te bereiken resultaat.
  • Uitvoeren programmaís van nieuw college B&W.
    Bij de vorming van een nieuw college van B&W worden ook nieuwe programmaís opgesteld. In de verscheidenen programmaís worden de doelstellingen geformuleerd. Sturing op resultaat is voor het zittend collega van groot belang. Uitvoering van deze programmaís in projectvorm, maakt het mogelijk projecten te managen op tussentijdse resultaten om zo te blijven sturen op het eindresultaat.

Wat kan niet georganiseerd worden door inzet van projectmatig werken

Projectmatig weken is niet voor alle situaties en werkzaamheden de juiste oplossing. Er zijn twee categorieŽn van werkzaamheden, die niet geschikt zijn voor projectmatig werken. Wel is het van belang kritisch die werkzaamheden onder de loep te nemen en na te gaan of er verbeteringen mogelijk zijn door onderdelen projectmatig aan te pakken of efficiŽnter uit te voeren. De twee categorieŽn zijn:

  • Routine matige werkzaamheden
    Dagelijks terugkerende werkzaamheden vereisen een vast patroon. Ook hier zijn voordelen te behalen door efficiŽnter te werken.
  • Improvisatie
    In onvoorziene omstandigheden is improvisatie noodzakelijk. Hier zal naar gelang te omstandigheden gehandeld dienen te worden.

Opbrengsten project matig werken

Invoering van projectmatig werken is alleen bedrijfseconomisch verantwoord, als de totale kosten van invoering en projectmatig werken, lager liggen dan de kosten van de huidige organisatie. Het instrument om deze kostenvergelijking te kunnen maken, is een business case. De business case maakt inzichtelijk wat de netto opbrengst is van het projectmatig werken. Indien er geen positieve opbrengst is, dan luidt de conclusie dat projectmatig werken niet opweegt tegen de bestaande vorm van werken.

Overgangskosten projectmatig werken

Overgaan naar projectmatig werken, betekent investeren in nieuwe processen en afscheid nemen van bestaande situatie. Dit betekent o.a.:

  • Antwoord moet gegeven worden op de vraag hoe om te gaan met bestaande personele bezetting. Zijn deze medewerkers in te zetten binnen de toekomstige projecten, is bijvoorbeeld een vraag. Zo niet, dan zal er een verantwoorde oplossing gevonden moeten worden, die de nodige kosten zal vergen.
  • Inrichten van de organisatie om projectmatig te kunnen werken brengt eenmalige kosten met zich mee. Hieronder meer over het organiseren van projectmatig werken.

Organiseren projectmatig werken

Projectmatig werken vergt de nodige aanpassingen en nieuwe functies binnen de organisatie. Wat is nodig om projectmatig werken in een organisatie succesvol te kunnen uitvoeren:

  • Portfoliomanagement
    De taak van portfoliomanagement is het in lijn brengen en houden van projecten met de strategische doelstellingen van de organisatie. Hierbij worden aspecten als bijdrage aan bedrijfsstrategie, beschikbaarheid resources en risicoís van projecten onderling afgewogen en vindt prioriteitstelling plaats.
  • Projectenbureau
    Het projectenbureau ondersteunt de projectmanagers door het beschikbaar stellen van o.a. templates, instructies en voortgangsrapportages. Tevens verzorgt het projectenbureau de periodieke rapportage aan het management over de voortgang van de projecten. Deze voortgangsrapportage is gebaseerd op de rapportage van de projectmanagers.
  • Management van projecten
    Binnen de organisatie moet een structuur neergelegd worden, hoe de projecten zullen worden aangestuurd. Deze structuur maakt deel uit van de processen binnen de organisatie. Elementen die geregeld moeten zijn, zijn o.a. verantwoordelijkheden, het proces voor opstarten van een project, de periodieke rapportages, bevoegdheden van de projectmanager, beschikbaar stellen van projectbudget en het afronden van projecten.
  • Projectmanagement
    Projectmanagement is een vak. De projectmanager moet beschikken over de technische vakbekwaamheid, maar daarnaast de nodige bekwaamheden voor de zachte kant van het vak en de organisatorische componenten beheersen.

Dit artikel downloaden


In de rubriek
 ' Projectmanagement
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.