Relatiebeheer: software terugverdienen in 1-3 maanden

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Kosten huidige relatiebeheer
3. Kosten modern relatiebeheersysteem
4. Investering in een relatiebeheersysteem
5. ROI relatiebeheersysteem
6. Kostenbesparingen

1. Inleiding

In het artikel Relatiebeheer als backbone heeft u kunnen lezen over de flexibele mogelijkheden van moderne software voor relatiebeheer. Dit artikel maakt duidelijk wanneer een investering in software voor relatiebeheer winstgevend is.

Bij relatiebeheer wordt één centrale database gebruikt die in principe voor alle medewerkers toegankelijk is. Niet alleen zijn alle NAW-gegevens (Naam, Adres en Woonplaats) beschikbaar, maar ook het volledige contactmanagement. Onder contactmanagement wordt hier verstaan de schriftelijke vastlegging van alle contacten die met de diverse relaties zijn geweest. Denk hierbij bijvoorbeeld aan alle correspondentie, aan gespreksverslagen en aan gemaakte afspraken.
Bovendien zijn ook alle agendagegevens van alle medewerkers beschikbaar. Er wordt in dit artikel voorbij gegaan aan de voordelen die met het gebruiksgemak te maken hebben. Ook wordt geen rekening gehouden met voordelen die de organisatie geniet door een effectievere klantbenadering. Zo is het gemakkelijker om van een bestaande klant een betere klant te maken als relatiebeheer goed wordt gebruikt. De hogere klantretentie is in dit artikel eveneens buiten beschouwing gelaten. In dit artikel wordt één aspect van relatiebeheer belicht, en wel het documentbeheer. Alleen al de correspondentie met relaties is een kostenbesparende reden om te investeren in slimme software voor relatiebeheer.

2. Kosten huidige relatiebeheer

Bij veel organisaties die nog geen software voor relatiebeheer gebruiken, zijn de adresbestanden versnipperd over diverse programma’s en veelal opgeslagen op lokale harde schijven. Bijna iedereen gebruikt zijn eigen favoriete software. Bij de een is dat Outlook, bij een ander is dat Excel of Word. Ook wordt vaak een of ander eigen systeem gebruikt, vaak gebaseerd op Access.
In de meest gestructureerde omgevingen is er ergens een datafolder waarin alle documenten worden opgeslagen. Vaak is zo’n datafolder onderverdeeld in een grote hoeveelheid subfolders. Als er een brief naar een van de relaties gestuurd moet worden, dan moet eerst handmatig gezocht gaan worden of er misschien al iemand anders die brief heeft gemaakt. Een handmatig bijgehouden postboek kan daarvoor uitkomst bieden.
Vervolgens moet een geschikte modelbrief worden opgehaald en moeten daarin de naam- en postadresgegevens worden ingevuld. In de praktijk gebeurt dat vaak door een oude brief die eerder aan die relatie is verzonden op te halen.

Om zeker te weten dat de adresgegevens nog kloppen, moeten die (handmatig) worden vergeleken met de gegevens uit een van de gebruikte adresbestanden. Zodra de brief gereed is moet die worden opgeslagen met een toepasselijke naam in een van de submappen. Dit proces kost tijd. Veel tijd ….
Afhankelijk van de situatie kan dit 5 tot 20 minuten duren. En dus kost het geld. Veel geld …. Uitgaande van een gemiddeld uurtarief van € 12,50 per uur (€ 0,21 per minuut) zijn de bijkomende documentkosten € 1,04 tot € 4,17. In dit artikel gaan we uit van een gemiddelde van 10 minuten per document, ofwel € 2,10 per document.
U zult zien dat het investeringsbedrag sneller wordt terugverdiend, naarmate de documentkosten hoger zijn.

3. Kosten modern relatiebeheersysteem

Een modern relatiebeheersysteem gebruikt één centrale database waarin alle naw-gegevens zijn opgeslagen. Deze gegevens kunnen in principe door iedereen worden gebruikt. Vanzelfsprekend zijn er allerlei instellingen mogelijk om de vertrouwelijkheid te waarborgen. Er gaat dus geen tijd meer verloren met het controleren van de NAW-gegevens.
Panta98^® heeft voorts een slim ingebouwd documentsysteem. U bepaalt zelf welke documenttypen u binnen uw organisatie gebruikt en bij elk documenttype kunt u een onbeperkt aantal sjablonen aanmaken. Deze sjablonen hoeft u slechts eenmalig in uw eigen huisstijl aan te maken en u kunt die verder onbeperkt gebruiken. In elk sjabloon kunt u bovendien aangeven welke velden uit de database automatisch moeten worden ingelezen. Alle sjablonen èn alle daarmee gemaakte documenten (zoals brieven, e-mails, faxen, facturen, rapporten, lijsten, memo’s, mailingen, orders enz) worden eveneens in de centrale database opgeslagen. Het systeem genereert zelf documentnamen en toont de documenten in het documentvenster van elke afzonderlijke relatie.

Daarnaast is het mogelijk om ook externe bestanden (zoals spreadsheets, presentaties, foto’s en geluid enz) in het documentvenster van elke relatie op te nemen. Per relatie hebt u direct overzicht in het volledige contactmanagement.
De tijd die hiervoor nodig is, bedraagt minder dan één minuut. In ons rekenvoorbeeld bedragen de bijkomende documentkosten dan slechts maximaal € 0,21 per document.

4. Investering in een relatiebeheersysteem

Een dergelijk modern relatiebeheersysteem wordt snel winstgevend zodra er meerdere mensen gebruik van maken. In dit artikel tonen we berekeningen voor 3 situaties met een verschillend aantal gebruikerslicenties. Situatie A gaat uit van 5 licenties; situatie B van 10 licenties en situatie C van 40 licenties.
Optioneel is een servicepakket voor inrichting, conversie van bestaande adresgegevens en voor training. Optioneel is ook om eventueel een maatwerk aanpassing te laten maken. Maatwerk is in de berekening toegevoegd in situatie C.
Het jaarlijks onderhoud voor de software bedraagt 15%. Bij de berekening is er van uitgegaan dat de investering in 3 jaar wordt afgeschreven.

5. ROI relatiebeheersysteem

Investeringsoverzicht:

Jaarlijkse investering per licentie

6. Kostenbesparingen

			Situatie A		Situatie B		Situatie C
			5 doc	10 doc	5 doc	10 doc	5 doc	10 doc
			25 doc p.dag	50 doc p.dag	50 doc p.dag	100 doc p.dag	200 doc p.dag	400 doc p.dag
	€		€	€	€	€	€	€
Kosten momenteel	2,10		52,50	105,00	105,00	210,00	420,00	840,00
Kosten met Panta98®	0,21		5,25	10,50	10,50	21,00	42,00	84,00
Besparing per dag			47,25	94,50	94,50	189,00	378,00	756,00
Besparing per week			236,25	472,50	472,50	945,00	1.890,00	3.780,00
Besparing per maand			945,00	1.890,00	1.890,00	3.780,00	7.560,00	15.120,00
Besparing per jaar			11.340,00	22.680,00	22.680,00	45.360,00	90.720,00	181.440,00

Bovenstaand overzicht is indicatief. Aangenomen is dat zowel in situatie A, B en C elke gebruiker van het systeem gemiddeld 5 of gemiddeld 10 documenten per dag maakt. Als e-mails en malingen meegeteld worden dan zal dit getal waarschijnlijk aan de lage kant zijn.
Aangenomen is voorts dat de behandelingskosten op de huidige wijze € 2,10 per document bedragen, uitgaande van een gemiddelde tijd van 10 minuten per document en uitgaande van gemiddelde personeelskosten van € 0,21 per minuut. De tijd die besteed wordt aan de inhoud van de documenten is niet meegerekend in zowel de huidige kosten als in de kosten met Panta98^®.

De duurste situatie is de aankoop van 5 licenties inclusief een volledig servicepakket voor een bedrag van ruim € 9.800,--. Dit totale bedrag is na 10 maanden terugverdiend. Als er gemiddeld 10 documenten per dag gemaakt worden, is de investering terugverdiend na 5 maanden.
Bij 40 licenties en 10 documenten gemiddeld per dag is de investering al na één maand terugverdiend!
De situatie wordt nog aantrekkelijker indien de huidige werkwijze omslachtiger is dan 10 minuten per document en de salariskosten hoger zijn dan € 12,50 bruto per uur.

Kosten bedragen in dit voorbeeld € 3.200,- per jaar.
De Baten zijn € 12.500,- per jaar.
De eerste 3 jaren is het Netto resultaat € 9.200,-.
Vanaf het vierde jaar is het Netto Resultaat € 11.900,- per jaar.
€ 3.200,- is terugverdiend binnen 2 maanden (bij 10 doc pp pd).

Kosten bedragen in dit voorbeeld € 5.300,- per jaar.
De Baten zijn € 25.000,- per jaar.
De eerste 3 jaren is het Netto resultaat € 21.700,-.
Vanaf het vierde jaar is het Netto Resultaat € 24.400,- per jaar.
€ 5.300,- is terugverdiend binnen 2 maanden (bij 10 doc pp pd).

Kosten bedragen in dit voorbeeld € 15.900,- per jaar. De Baten zijn € 100.000,- per jaar.
De eerste 3 jaren is het Netto resultaat € 84.100,-. Vanaf het vierde jaar is het Netto Resultaat € 96.500,- per jaar.

€ 15.900,- is terugverdiend na 1 maand (bij 10 documenten pp pd).

In het artikel Dienst Intake relatiebeheer als backbone kunt u lezen hoe een complete en gegarandeerd werkende oplossing geboden kan worden, gebaseerd op deze software.

In de rubriek
 ' Relatiebeheer op maat ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.