Door de PAPI scan kunnen uw mensen en uw organisatie verder komen

Inhoudsopgave

1. Inleiding
2. Achterhalen van benodigde kwaliteiten
3. Inzichtelijk maken van persoonlijke kwaliteiten
4. PAPI™ is geen psychologische test
5. Gerichte ontwikkeling wordt mogelijk
6. Workshop samenhang P&O gereedschappen

1. Inleiding

Er zullen wel eens momenten zijn waarop u het prettig zou vinden als u wat meer inzicht had in de toekomst. Soms is dat niet alleen prettig, maar voor uw gevoel zelfs gewoon noodzakelijk. We beperken ons in dit artikel specifiek tot de toekomst van uw organisatie en uw medewerkers. Het is immers zeer aannemelijk dat die met elkaar te maken hebben.

De momenten waarop die toekomst van belang is, zijn natuurlijk de momenten waarop u een belangrijk besluit moet nemen. Momenten waarop zaken spelen als: “Nemen we deze sollicitant aan, ja of nee?” of “Welke van deze sollicitanten is nu de beste kandidaat voor deze functie”. Maar ook “heeft hij/zij het in zich om van deze nieuwe klus een succes te maken?”
Er zullen momenten zijn dat u wilt investeren in nieuwe activiteiten. Of nieuwe markten wilt betreden. Of juist momenten dat u van een goede invulling van een functie afhankelijk bent voor de continuïteit van uw organisatie. Is het dan toereikend wat iemand u zelf kan vertellen, of wilt u meer weten? Dit artikel handelt over een instrument voor dit soort situaties.

Om van een functie een succes te maken is het nodig dat een medewerker weet wat van hem/haar verwacht wordt. Zoals in Structuur in uw functiewaardering leidt tot een verbeterd rendement wordt beschreven, vormt een functieprofiel een goede basis daarvoor. Toch gaat het daarbij hoofdzakelijk om een beschrijving van verantwoordelijkheden en daarbij behorende activiteiten.
In het artikel Adequate personeelsontwikkeling laat medewerkers beter presteren beschrijven we dat u misschien wel wilt investeren in uw mensen, maar waarin investeert u dan precies?

Zoals u waarschijnlijk ook wel weet gaat het er niet alleen om of uw medewerker “able” is om zaken goed te doen. Ook het feit of hij/zij “willing” is, is van belang. Met name bij zaken die in de toekomst spelen. Het gaat dus om een mix van zaken ‘kunnen’ aanpakken en zaken ‘willen’ aanpakken in een functie.

2. Achterhalen van benodigde kwaliteiten

De PAPI™ JobProfiler is een instrument waarmee u inzichtelijk kunt maken welke persoonlijkheidskenmerken van belang zijn in een functie. Via vragenlijsten wordt dit in kaart gebracht. Vragenlijsten, waarbij aan een aantal mensen dezelfde vragen gesteld worden. Vragen waarbij aangegeven kan worden of en in welke mate een item van belang is. De mensen die deze vragen beantwoorden moeten wel kennis hebben van de betreffende functie.

Het kan gaan om een bestaande functie voor een nieuwe medewerker. Dan kunnen de vragen worden beantwoord door een of meer medewerkers die de functie al bekleed hebben zoals de leidinggevende, een of meer collega’s en ook eventuele medewerkers.
Bij een nieuwe functie voor een bestaande medewerker zullen minder betrokkenen zijn. En gaat het meer om een inschatting van datgene, wat van belang is.

De vragen gaan over 20 items, eigenschappen, die bij de invulling van de functie een rol kunnen spelen. Voorbeelden van eigenschappen zijn de behoefte aan verandering, de behoefte om bij een groep te horen en de behoefte om anderen te sturen. Wanneer deze eigenschappen gewenst / van belang zijn kan sprake zijn van een veranderingsgezinde teamplayer als leidinggevende voor een bepaalde afdeling. Uitgangspunt is dat, wanneer bepaald gedrag in een functie van belang is, degene die de functie invult tenminste behoefte moet hebben om dat gedrag te vertonen.

Het gaat er niet alleen om de behoeften te achterhalen, maar ook hoe groot in een bepaalde functie het belang is van zaken als conceptueel denken, aandacht voor details of besluitvaardigheid. Dit heten rollen binnen de JobProfiler. Figuur 1 toont de uitslag van een JobProfiler. Het is het resultaat van invulling van een aantal vragenlijsten en geeft de gezamenlijke mening weer.
In dit profiel komt o.a. naar voren dat voor de functie van belang is dat iemand behoefte moet hebben om anderen te sturen en daarin ook zelfvertrouwen heeft. Dat er in hoge mate sprake moet zijn van veranderingsgezindheid. Het belang van sterk delegeren wordt aangegeven. En dat deze functionaris streeft naar harmonie.
Straks is van belang dat de lijn die het persoonlijk profiel vormt van een kandidaat voor deze functie zoveel mogelijk de groene vlakken doorsnijdt. Dat is het ideaal. Geel is acceptabel. Doorsnijding in een rood vlak vraagt om nader overleg.

3. Inzichtelijk maken van persoonlijke kwaliteiten

Nu nog de inventarisatie bij de medewerker. Zoals al is aangegeven wordt het persoonlijk profiel van iemand weergegeven in de vorm van een lijn. Deze komt tot stand na invulling van, ook weer, een vragenlijst. Een anders opgebouwde vragenlijst, maar over dezelfde items als de JobProfiler.

Ook hier is een verdeling in rollen en behoeften. Rollen beschrijven de mate waarin iemand zichzelf ziet. Behoeften geven aan welke voorkeuren iemand heeft op bepaalde gebieden. Het is zeer aannemelijk dat, wanneer iemand een grote behoefte heeft aan een item, de kans zeer groot is dat het bijbehorend gedrag vertoond wordt.
Bij de beantwoording van deze vragenlijst wordt de invuller gedwongen steeds te kiezen tussen 2 stellingen. Dit heet de ipsatieve methode en geeft inzicht in de persoonlijke situatie van iemand. Figuur 2 laat zo’n profiel zien.

4. PAPI™ is geen psychologische test

Hoewel wel degelijk wetenschappelijk onderbouwd, is PAPI™ geen test. In een test gaat het kort gezegd om goed of fout. Bij PAPI™ wordt niet op een stellende, maar op een vragende manier gezocht naar hoe iemand is. PAPI™ staat voor Personality And Preference Inventory. Een inventarisatie dus. Goed of fout is niet aan de orde. Iemand is nu eenmaal degene die hij/zij is. Wel wordt een relatie gelegd naar de functie. Sommige zaken zijn meer of minder “handig” in een functie. Voorbeelden van mogelijk “minder handig” zijn een brandweerman die de zaken graag vooraf precies plant of een vrachtwagenchauffeur die graag in een groep wil werken. Wat waarschijnlijk wel “handig” is, is een grote behoefte om te delegeren voor leidinggevenden of een wat minder sterke aandacht voor details.

De uitslag van een PAPI™ is dus niet stellend, maar vormt de basis voor een “goed gesprek” tussen betrokkene en de adviseur. Daarbij kan de medewerker of de sollicitant de score verklaren. In de praktijk blijkt dit zeer herkenbaar en daarmee waardevol.

5. Gerichte ontwikkeling wordt mogelijk

Op basis van het gesprek wordt een rapportage gemaakt. Hierin worden de sterkere punten van de medewerker aangegeven. Maar ook de ontwikkelpunten.
Daarmee kunt u binnen uw organisatie aan de slag. Samen met de medewerker. Zeker als de uitslag, de persoonlijke PAPI™, gecombineerd wordt met de JobProfiler wordt heel concreet gemaakt waar de aandachtspunten liggen. Ofwel de aanknopingspunten tot ontwikkeling. Desgewenst kunnen in de rapportage ook adviezen gegeven worden voor een bepaalde training of cursus.

De persoonlijkheid van een medewerker is niet het enige aanknopingspunt om een ontwikkeltraject vorm te geven. De omgeving, de werkomstandigheden kunnen ook van belang zijn. Om die reden kunnen wij de PAPI™ combineren met de 7 Bronnen van Arbeidsvreugde. Ook hier weer invulling van een vragenlijst, maar met als resultaat een bredere scope. En dus een beter onderbouwde analyse en advies.

Zowel PAPI™ als de 7 Bronnen van Arbeidsvreugde zijn onderdeel van de gereedschapsset van WCP Personeelsmanagement. In Sturen op resultaat met de juiste P&O gereedschappen in de juiste samenhang vindt u beschreven dat het mogelijk is om afzonderlijke instrumenten in te zetten. De instrumenten maken overigens wel deel uit van een zorgvuldig samengestelde set.

6. Workshop samenhang P&O gereedschappen

Over de PAPI™ en de JobProfiler (en overige instrumenten) is heel wat meer te vertellen en te laten zien dan hier te beschrijven is. In onze maandelijkse workshop gaan we hier nadrukkelijk dieper op in. Via een interactieve presentatie zal ook u snel duidelijk worden hoe het werkt.

Wanneer u zo’n workshop wilt bijwonen vindt u in Workshop: Samenhang P&O gereedschappen hoe dit ingevuld kan worden.

In de rubriek
 ' Goed personeelsmanagement, betere prestaties ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.