Is mijn overhead een waterhoofd?

Inhoudsopgave

  1. Inleiding: waar gaat het om?
  2. Het lijkt een kind met een waterhoofd
  3. Maar overhead kweekt ook haar eigen tegenkrachten
  4. Aan een waterhoofd is thans (gelukkig) wat te doen

1. Inleiding: waar gaat het om?

"Overhead" is een term waarmee vaak wordt aangeduid de ‘wolk’ van activiteiten (en dus kosten) die als het ware ‘boven’ het primaire proces van de onderneming ‘hangt’. Soms wordt overhead als synoniem gehanteerd voor ‘kantoorkosten’, maar het is meer dan dat: ook bijvoorbeeld alle leidinggevende activiteiten in een onderneming of organisatie zijn in feite overheadactivisten.
Overheadkosten zijn bijvoorbeeld kosten van leidinggeven, van administratie, ICT, marketing/ verkoop, P&O, facilitaire zaken, kosten voor de accountant en fiscalist, de advocaat, leasekosten, energie- en communicatiekosten, vergunningen, verzekeringen, maar ook vermogenskosten (rente), etc. Het zijn, kortom, alle kosten van respectievelijk voor de niet-kern activiteiten van de onderneming.
Het is een merkwaardige en heterogene verzameling van grote en kleine posten, doch bij elkaar gaat het vaak om een formidabel bedrag, dat een belangrijk deel van de kostprijs uitmaakt. Het zijn echter tegelijkertijd noodzakelijke en vaak ook onvermijdbare kosten. Zonder deze kan het bedrijf niet goed functioneren.

2. Het lijkt een kind met een waterhoofd

Overhead-activiteiten en de daarvoor gemaakte kosten hebben als eigenschap dat ze in weerwil van alle goede bedoelingen gewoon hardnekkig blijven groeien en moeilijk te beteugelen zijn. Geen enkele weldenkende directeur of ondernemer is erop uit om zijn al dan niet zuur verdiende geld te spenderen aan meer overhead dan strikt nodig. Iedereen wil het tot het allernoodzakelijkste minimum beperken. Maar dan komt er plots die milieu-eis van de gemeente: "Toch maar even voorleggen aan een externe adviseur, anders gaat het ons (te) veel geld kosten". De overheadkosten stijgen onverwachts. Of de verzekeringspremies gaan weer omhoog vanwege toenemende inbraken op bedrijfsterreinen. "Laten we dan toch maar een beveiligingssysteem met camera’s installeren". Overheadkosten stijgen verder. Een secretaresse gaat met zwangerschapsverlof: een uitzendkracht neemt haar werk tijdelijk over. Andermaal extra kosten. En zo is er eigenlijk haast elke dag wel iets aan de hand waar, dan ook in het bedrijf, met betrekking tot overheadkosten. Allemaal kleine, alledaagse, weinig schokkende voorbeelden, die illustreren hoe lastig deze moeilijk grijpbare kosten te beheersen zijn, laat staan terug te dringen. De incidentele besparingen die de directie realiseert worden binnen de kortste keren weer onderuitgehaald door een veelvoud aan tegenvallers op andere plekken: een veelbelovende medewerker vertrekt onverwachts (zoiets komt namelijk altijd onverwachts) en dus moet er weer een nieuwe, kostbare wervingsprocedure worden gestart.
Wat je ook doet als directie: overheadkosten groeien tegen alle verdrukking in. Het is niet tegen te houden. Het lijkt inderdaad net onkruid: overhead kweekt overhead. Het zaait zichzelf ook steeds verder uit. Men gaat elkaar bezighouden met nota’s, memo’s, voorstellen en tegenvoorstellen, amendementen daarop, aanpassingen, wijzigingen en correcties, vergaderingen daarover, afstemmingen, tussenrapportages, concepten en uiteindelijk dan het definitieve rapport of plan. Daar moet dan echter nog een samenvatting van gemaakt worden voor directie en commissarissen. En, o ja, maak er ook maar een mooie powerpoint-presentatie van. Met animaties graag, want het mag niet slaapverwekkend worden.

En het begon toch allemaal heel simpel: "We hadden namelijk echt iemand nodig die iets weet van ISO en kwaliteit".
Aldus ontstaat een nieuwe functie, en even later nog een. Allemaal functies waarvoor nieuwe deskundige mensen moeten worden gezocht. Meestal van buiten, dus via externe wervingsbureau’s. Die medewerkers kunnen niet alleen op een kamertje gaan zitten, maar hebben ook weer een klankbord nodig: er ontstaan nieuwe afdelingen. Die willen hun ideëen en plannen graag nog laten toetsen door "onafhankelijke", dus externe deskundigen. Dat maakt alles nóg duurder. Die staf- en andere support-medewerkers hebben pc’s nodig, gsm’s, een lease-auto, etc. Anders kunnen zij hun werk niet doen, en hun salarissen zijn al zo hoog. Zij moeten bovendien gemanaged worden, "….. want het zijn zulke verd….. lastige, eigenwijze lieden". Daarom kost dat ook nog eens veel tijd. Uiteindelijk komt er dan in een aantal gevallen een Directeur Management Diensten of Concern Stafdiensten, of titels van gelijke strekking, die er verantwoordelijk voor wordt dat er planmatig en efficiënt gewerkt wordt door dit heterogene ensemble. En zo krijgt dan "de overhead" nog eens haar eigen overhead. Een waterhoofd kan snel groeien.

Voor een deel wordt deze welhaast "autonoom" lijkende groei van de overheadkosten veroorzaakt door diegenen die die kosten het liefst strak in de hand willen houden: de directie(s). Hun wensen en eisen met betrekking tot de besturing van de onderneming, management informatie, nieuwe investeringen, strategie, overnames, e.d. zijn doorgaans niet op een koopje te realiseren. Dan is er verder de Nederlandse wetgeving die eisen stelt aan procedures, vergunningen, administratie, fiscaliteit. Maar ondanks alle intenties tot beperking van de regelgeving, lijkt het aantal regels alleen maar toe te nemen.
Dan komt de E.U. nog met háár regels en gaan de accountants de inrichting van de verslaggeving op een andere, meer transparante leest schoeien. Wat dit betekent voor de overheadkosten is niet moeilijk te raden: die groeien vrolijk (en hard) verder op nieuwe "vruchtbare" akkers".
Niemand wilde dat zo. Het was niet de bedoeling en zeker niet gepland. Maar tóch gebeurt het.

3. Maar overhead kweekt ook haar eigen tegenkrachten

Ofschoon de groei van overheadkosten vaak bijna autonome trekken vertoont, kan deze groei wel degelijk een krachtig halt worden toegeroepen. Dat moet dan inderdaad wel ‘krachtig’ gebeuren, want de hierboven geschetste groeikrachten zijn groot.
Meestal roepen overheadactiviteiten (en de groei daarvan), een allengs groeiende weerstand op bij de medewerkers die "het geld moeten verdienen". Zij zijn het immers, die de "rekening" gepresenteerd krijgen in de vorm van te hoge kostprijzen, dus krimpende marges en uiteindelijk zelfs verliesgevende producten of diensten. Deze tegenkracht komt "vanzelf" in het geweer als al die overheadkosten via een of andere verdeelsleutel worden toegerekend aan de direct productieve activiteiten. En als die kosten als "niet-beïnvloedbaar" genegeerd kunnen worden, verdwijnen ze vanzelf weer naar "boven", zodat uiteindelijk de directie die kosten toch zelf voor de kiezen krijgt bij de maandelijkse exploitatiecijfers. Ergens zullen de alarmbellen dus moeten gaan rinkelen.
Ook zijn er bedrijven waarin zich overheaddiensten hebben ontwikkeld, waarin wel sprake is van veel overhead, maar weinig dienst. Er zijn stafdiensten die grote (controlerende) machtsposities hebben weten te verwerven, waardoor ze arrogant worden gevonden of betuttelend. Soms worden dergelijke machtige organen snerend aangeduid als: "daar heb je het Pentagon weer" of " ze denken zeker dat ze het Politbureau zijn". Inderdaad: twee schoolvoorbeelden van supermachtige en inflexibele bureaucratieën, meer gehaat dan geliefd. Daarmee wordt dan enerzijds aangeduid dat er een overdaad aan bureaucratische regelzucht is ontstaan (die uitermate frustrerend werkt), maar anderzijds ook dat die organen kennelijk beschermd (of althans gedoogd) worden door de top.
Die frustraties vinden hun uitweg in onvrede, een negatieve stemming, zo van: "waar doen we het voor?" of nog erger: "ze bekijken het maar". Daardoor ontstaat echter tevens het momentum dat de directie moet gebruiken om de bezem door de overheadkosten te halen. De term "hier geen bureaucratie" is daarbij het magische woord om de oorlog te verklaren aan de te ver doorgeschoten groei van de overhead in al zijn verschijningsvormen.
Het zijn echter niet de activiteiten als zodanig die de weerstand oproepen, immers veel van die activiteiten zijn broodnodig of moéten nu eenmaal worden gedaan. Maar het is juist die houding van arrogantie en bedilzucht gecombineerd met een weinig dienstverlenende instelling, welke alom en bij voortduring irritaties oproept. Daardoor wordt het zicht op het nut en de waarde van die activiteiten voor de onderneming voor een groot deel ontnomen. Dat is jammer en bovendien onnodig.

4. Aan een waterhoofd is thans (gelukkig) wat te doen

Als het de directie ernst is om hier paal en perk aan te stellen, dient zij van dit momentum en deze stemming gebruik te maken door een krachtig signaal af te geven aan de hele organisatie, dat de grens is bereikt en dat het economisch en ook het psychologisch draagvlak voor dergelijke activiteiten niet meer aanwezig is. De onderneming zou bijna letterlijk eraan kunnen bezwijken. Om dergelijke kosten met succes te kunnen intomen is het nodig dat er door de directie een "sense of urgency" wordt gecommuniceerd. Daarmee wordt duidelijk gemaakt dat een trendbreuk onvermijdelijk is.
En daardoor ontstaat een "nieuw" draagvlak, namelijk een draagvlak voor een ingrijpend proces van reductie van de overhead- (en andere indirecte) kosten. Een dergelijk draagvlak is daarvoor hard nodig, want indien het goed gebeurt, verloopt dat proces noch ongemerkt, noch pijnloos.
Hoe het proces in zijn werk gaat om deze kosten effectief te reduceren wordt beschreven in het artikel Gaan voor 20% kostenreductie op indirecte kosten.


Dit artikel downloaden


In de rubriek
 ' Besparing inkoop en overheadkosten
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.