Heeft de Kwaliteitsmanager nog wel bestaansrecht?

Inhoudsopgave

1. Nut en noodzaak van een kwaliteitsmanagementsysteem
2. Beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem
3. De kwaliteitsmanager
4. Het bestaansrecht van de kwaliteitsmanager

1.  Nut en noodzaak van een kwaliteitsmanagementsysteem

“De Kwaliteitsmanager? Is dat niet die man die een paar dagen per week in dat kantoortje naast het magazijn zit? Tja, ik weet eigenlijk niet precies wat die de hele dag doet. Ik spreek hem maar een paar keer per jaar, als hij komt controleren of wij wel volgens de ISO werken. Verder heb ik gelukkig niet zoveel met hem te maken; het is nu al veel te druk op het werk, vooral sinds we de laatste tijd zoveel klachten van klanten krijgen. Het eist echt al onze aandacht op om die steeds weer op te lossen………”.

Herkent u deze situatie? Als dat zo is, moet u echt even verder lezen. Trouwens, ook als deze situatie u niet bekend voorkomt!

Stelt u zich een automobielfabriek voor. Aan de lopende band worden tientallen auto’s per dag met behulp van geavanceerde productielijnen in elkaar gezet. Het spreekt voor zich, dat dergelijke cruciale bedrijfsmiddelen nauwgezet worden beheerd en, waar mogelijk, worden verbeterd met als doel concurrentievoordelen te bereiken, bijvoorbeeld met betrekking tot kosten, kwaliteit of efficiency. Het zal u niet verbazen, dat de verantwoordelijkheid voor dit beheer niet aan de eerste de beste wordt overgelaten. Dit vereist de inzet van een terzake kundige professional.

Ook een Kwaliteitsmanagementsysteem is een essentieel bedrijfsmiddel voor veel organisaties. Het is niet alleen gericht op het realiseren en beheersen van het primaire (productie-)proces, maar beoogt eveneens de prestaties van de organisatie als geheel te meten en te verbeteren. Op deze wijze geeft het Kwaliteitsmanagementsysteem richting aan het bereiken van strategie en doelstellingen. Het maakt daarbij niet uit of het een commerciële onderneming, of een non-profit organisatie betreft. In essentie gaat het over het bestaansrecht van de organisatie; “Doen we de dingen niet alleen goed, maar doen we ook de goede dingen?!”.

In de artikelen Efficiency in Bedrijfssystemen en Kwaliteitszorg in de zorg: HKZ/ISO kunt u meer lezen over het nut en de noodzaak van een Kwaliteitsmanagementsysteem.

2.  Beheer van het kwaliteitsmanagementsysteem

Het spreekt voor zich dat het beheer van het Kwaliteitsmanagementsysteem, evenals bij andere duurzame en cruciale bedrijfsmiddelen, goed geregeld dient te zijn. Zekergesteld moet zijn dat de basis van het systeem, de zogenaamde ‘Deming cirkel’ of “Plan / Do / Check / Act-cyclus”, in alle lagen van de organisatie functioneert. Daarnaast kan een Kwaliteitsmanagementsysteem alleen maar optimaal functioneren, indien de doeltreffendheid van dit managementinstrument zélf regelmatig wordt geëvalueerd en verbeterd.

Het verdient dan ook aanbeveling om het beheer van het Kwaliteitsmanagementsysteem in handen te geven van een professional: de Kwaliteitsmanager.
De Kwaliteitsmanager zorgt ervoor, dat het Kwaliteitsmanagementsysteem wordt geïmplementeerd, bij de organisatie blijft passen en actueel is. Hij adviseert en ondersteunt Management en organisatie gevraagd en ongevraagd bij de toepassing van het systeem en zorgt voor een gemeenschappelijk begrip binnen de organisatie voor het voldoen aan de eisen en verwachtingen van klanten en andere belanghebbenden, zoals overheden en vergunningverleners. Hij bevordert het kwaliteitsbewustzijn bij alle medewerkers. Kortom, de Kwaliteitsmanager zorgt ervoor dat het Kwaliteitsmanagementsysteem “fit for purpose” is én bijdraagt aan de realisering van de bedrijfsdoelstellingen. Hij is in feite de “tolk” die de organisatie ondersteunt bij het vertalen van deze doelstellingen naar de dagelijkse praktijk.

3. De kwaliteitsmanager

In deze tijd van globalisering, toenemende concurrentie, groei van de hoeveelheid regelgeving en aandacht voor kostenbeheersing, heeft de Kwaliteitsmanager meer bestaansrecht dan ooit! Samen met de Directie zorgt hij ervoor, dat de bedrijfsvoering blijft aansluiten bij de steeds veranderende eisen en wensen van de klant, de (wettelijke) eisen die aan product of dienst worden gesteld en overige maatschappelijke ontwikkelingen. In die zin is de functie van Kwaliteitsmanager een topfunctie binnen elke organisatie die serieus werkt aan het verbeteren van haar klanttevredenheid en marktpositie.

Dit brengt met zich mee, dat de Kwaliteitsmanager over een aantal belangrijke eigenschappen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden beschikt, die hem of haar in staat stellen deze rol met verve te vervullen. Enkele daarvan zijn:

• een uitstekende kennis van de organisatie, haar processen én positie in de markt;
• inzicht in de eisen, wensen en behoeften van alle klantgroepen van de organisatie;
• aanzien bij zowel Directie en Management, als bij de medewerkers van de organisatie;
• managementcapaciteiten en Helicopterview;
• het vermogen een ‘brugfunctie’ de vervullen tussen strategie en beleid enerzijds en de operationele bedrijfsvoering anderzijds;
• het vermogen om doelstellingen op lange(re) termijn om te zetten naar realistische oplossingen in de dagelijkse praktijk;
• gekwalificeerd om alle toepasselijke normen zoals NEN-EN-ISO 9001:2000 ­ te vertalen naar de organisatiespecifieke situatie en deze binnen de eigen bedrijfsvoering toe te passen;
• de bevoegdheid om alle noodzakelijke maatregelen te nemen, teneinde de toepassing van het Kwaliteitsmanagementsysteem zeker te stellen en de doeltreffendheid daarvan te verbeteren;
• de bevoegdheid om de middelen in te zetten, die de organisatie in staat stellen om het Kwaliteitsmanagementsysteem te onderhouden én te verbeteren (zie Beheer van uw Kwaliteitsmanagementsysteem).

Investeren in een Kwaliteitsmanager die deze eigenschappen bezit, betekent investeren in de toekomst van uw organisatie. Zo'n Kwaliteitsmanager staat midden in de dagelijkse praktijk van de bedrijfsvoering en maakt daar zelf deel van uit.
In de praktijk blijkt echter toch nog regelmatig, dat binnen organisaties een duidelijke visie op de rol van de Kwaliteitsmanager ontbreekt. De functie van Kwaliteitsmanager wordt dan gezien als:

• een hobby voor systeem-’freaks’ die ver van dagelijkse praktijk staan;
• een rustige eindfunctie, ver weg van de hectiek van de bedrijfsvoering van alledag;
• een geschikte functie om medewerkers tijdelijk of definitief te ‘parkeren’;
• een functie die uitsluitend is bedoeld om het ISO-certificaat te behouden;
een functie die gericht is op het schrijven van procedures en handboeken;
• een politieagent die een bureaucratisch systeem van regels en formaliteiten moet handhaven.

Het moge duidelijk zijn, dat een dergelijke perceptie volledig voorbij gaat aan het belang van kwaliteitsmanagement en de rol van de Kwaliteitsmanager daarbij. Binnen een dergelijke organisatie zal het bestaansrecht van de functie inderdaad gering zijn. Van een interessante, uitdagende functie voor de betreffende functionaris zal in zo’n geval al helemaal geen sprake kunnen zijn.

4.  Het bestaansrecht van de kwaliteitsmanager

Binnen een organisatie echter, die gericht is op de toekomst, gefocust is op haar klanten en de ambitie heeft zich voortdurend te verbeteren, kan en mag een professionele Kwaliteitsmanager niet worden gemist.
De vraag of de Kwaliteitsmanager nog wel bestaansrecht heeft, moet dus zonder meer met een volmondig “JA” worden beantwoord. Sterker nog: de noodzaak van een professionele Kwaliteitsmanager is nu actueler dan ooit! Hij of zij is immers de beheerder van het instrument dat in het leven werd geroepen met de ambitie om het succes van de onderneming of instelling tot speerpunt én bindende factor voor een ieder te maken.

In hoeverre de functie van Kwaliteitsmanager kan worden uitbesteed, is het onderwerp van het artikel Een eigen Kwaliteitsmanager: moet je dat wel willen?.

In de rubriek
 ' Kwaliteit HKZ/ ISO/ KAM/ INK ' 
vindt u meer artikelen over dit onderwerp.