Financiële administratie als profitcentre
In de huidige markt is het van cruciaal belang dat u op elk moment op de hoogte bent van uw financiële situatie en geldstromen. De informatie die uw financiële administratie levert komt vaak laat en meestal moet u veel moeite doen om uit de cijferbrij die informatie te halen, die u nodig hebt. Nu kan uit uw afdeling Finance door onder andere verbeterde communicatiemiddelen tegenwoordig heel wat meer rendement worden gehaald. Maar dan zult u als directie of management team wel het voortouw moeten nemen bij het formuleren van wensen die tot een sneller en beter inzicht in uw organisatie leiden.
Gedacht in termen van earners en spenders zit de financiële administratie op het strafbankje van noodzakelijk kwaad. De ondersteunende rol die deze afdeling kan spelen wordt vaak onderschat. Tegelijkertijd wordt op de financiële administratie veel werk gedaan waar nooit om gevraagd wordt.
Hoe krijgt u grip op het kostenplaatje van de financiële administratie?
Een goed voornemen is gemakkelijk, maar kunt u het ook waarmaken? U vraagt zich vast wel eens af of het opstellen van de jaarcijfers niet wat minder chaotisch kan. De dagelijkse zaken gaan gewoon door. Het is van belang om het nieuwe jaar goed van start te gaan. Is er wat te doen aan die piek van administratieve werkzaamheden? Kunt u de organisatie beter voorbereiden op de jaarrekening werkzaamheden? Welke afspraken kunt u met de afdeling finance maken, zodat u op tijd de juiste management informatie krijgt? Dit artikel helpt u om de financiële afdeling meer te betrekken bij uw organisatie.
Heeft u niet liever regelmatig goed verwoorde onderbouwingen en prognoses in plaats van ondoorzichtige uitdraaien van uw cijfers. Uw financiële administratie kan meer dan u denkt, als u weet hoe en hulp hierbij niet uitsluit. De essentie en de onderlinge verbanden zijn er bij een cijferbrij voor een niet-ingewijde niet 1-2-3 uit te halen. En wat nu als je als management niet zo erg sterk bent in cijfers?
Boekhouders als professionele dienstverleners? Droomt u daar wel eens van? Op veel financiële administraties kun je soms letterlijk het stof doen opwaaien als je eens hard met de deuren slaat. Het imago van de financiële afdeling is dat het een stoffige club mensen is, die de hele dag met gortdroge cijfers in de weer zijn.
De financiële afdeling is in veel bedrijven een aparte planeet, die haar eigen regels en cultuur bepaalt en die nooit tijd heeft als je haar nodig hebt. Het imago van de financiële afdeling is dat het een stoffige club mensen is, die de hele dag met gortdroge cijfers in de weer zijn. De grote vraag is hoe je de financiële afdeling kunt veranderen van scorekeepers naar business partners. Want daardoor zal de planeet finance in een stabiele baan terechtkomen in uw zonnestelsel.
Een goed inzicht in de tijdsbesteding en de effectiviteit van uw financiële administratie kan een heleboel overhead voorkomen. Het biedt u namelijk de mogelijkheid duidelijke prioriteiten te stellen en ervoor te zorgen dat de financiële administratie doet wat zij moet doen, kortom, de afdeling te managen en de kosten in de hand te houden. Sterker nog: de financiële administratie kan hierdoor als een profitcentre gaan functioneren.
Door inzicht in de producten die een financiële administratie in de huidige bezetting kan leveren, en door deze af te zetten tegen de producten die u zich wenst, kunt u èn meer output van een financiële afdeling realiseren èn meer grip op de kosten krijgen. Daarnaast weet u, dankzij een productencatalogus en de prioritering hierin, steeds wanneer u welke producten kunt verwachten en dit geeft u de mogelijkheid beter te anticiperen.
Waarschijnlijk heeft u er geen idee van wat uw financiële administratie precies kost. De meeste kosten van deze afdeling vindt u waarschijnlijk zonde van het geld, want u heeft er niets aan. Vaak is de afdeling bezig met administratieve verplichtingen voor de overheid. Als er al wat output uit deze afdeling komt, dan kunt deze meestal niet volgen, want het is financiële rijstebrij. Dit artikel gaat in op een aanpak om inzicht te krijgen in de werkzaamheden en de prioriteitstelling van uw uw financiële administratie. De aanpak leidt tot een kostenbesparing van minimaal 10%.
Er is gedurende lange tijd een beroep gedaan op de aanwezige medewerkers, die tè veel taken op hun bord hebben gekregen. Dankzij de betrokkenheid van de medewerkers en met veel overuren wordt er iedere keer weer voldaan aan de wensen van het management om ad hoc informatie te leveren. Er is voor drie afdelingen een productencatalogus opgesteld, met behulp waarvan de volledigheid van de te verrichten werkzaamheid per afdeling kan worden vastgesteld. Er kan nu taakverdeling plaatsvinden en verantwoordelijkheden kunnen worden gedelegeerd. Ook kan de benodigde tijd voor het opleveren van producten worden aangegeven.
Een casebeschrijving in de welzijnssector, waarbij inzicht moet ontstaan in de capaciteit van de financiële afdeling en in welke informatie deze afdeling met de bestaande capaciteit kan opleveren. Daarnaast bestaat de opdracht uit het verbeteren van de managementinformatie, die met de bestaande capaciteit moet worden gerealiseerd. Deze interim opdracht is uitgevoerd begin 2003 en had een doorlooptijd van 4 maanden (niet fulltime).
Deze casebeschrijving betreft een opdracht bij een bank. Tijdens deze opdracht is bij de opstelling van het budget 2004 de noodzaak van de invoering van een productencatalogus en een prioriteitenmatrix aangetoond. Deze business case geeft aan welke kansen een organisatie laat liggen als er geen zicht is op geplande activiteiten en een duidelijke prioriteitsstelling ontbreekt.
Deze casebeschrijving betreft een opdracht bij een productiebedrijf in de food industrie. De opdracht is uitgevoerd in 2004 met een totale doorlooptijd van bijna 4 maanden. Bij de inrichting van een Shared Service Center voor de administratie is de noodzaak van de invoering van een productencatalogus en een prioriteitenmatrix aangetoond. Deze case geeft ook aan welke kansen een organisatie laat liggen als er onvoldoende zicht is op geplande activiteiten en er bovendien geen duidelijke prioriteitsstelling is.
In plaats van uw financiële administratie te beschouwen als een kostenpost waar u nauwelijks invloed op hebt, kunt u haar ook als een profitcentre beschouwen. De klanten zijn de interne klanten: het management. De dienst (de producten) is de management informatie. Als u ook nog de prioriteit van de verschillende producten afspreekt kunt u met de financiële administratie een Service Level Agreement (SLA) afspreken. Dat geeft u tevens grip op de kosten. In dit artikel meer over deze aanpak.
Met de intake Besparen op financiële administratie zet u de stap voor het onderzoek naar minimaal 10% besparing op uw Financiële Administratie. Het intake gesprek dient om te bepalen of inderdaad die flinke besparing van minstens 10% kan worden gerealiseerd en tevens om na te gaan of er sprake is van een goede match om met elkaar dit traject in te gaan. Een belangrijke overweging hierbij is of er voldoende draagvlak in uw organisatie is om dit onderzoek te doen.
©
SomePartners
