Aanbestedingen in de bouw, hoe vergroot je je kans op een gunning

Wie regelmatig meedoet aan aanbestedingen weet dat een scherpe prijs alleen niet voldoende is. Opdrachtgevers beoordelen inschrijvingen steeds vaker op meerdere criteria tegelijk. De kwaliteit van het plan, de onderbouwing van de aanpak en de manier waarop een organisatie zich presenteert wegen net zo zwaar als de kosten. Toch wordt juist dat deel van de inschrijving in de praktijk het meest onderschat.

Wat opdrachtgevers beoordelen bij een aanbesteding

Aanbestedingen in de bouw verlopen vrijwel altijd via een gestructureerd beoordelingssysteem. Bij Europese aanbestedingen is EMVI, de afkorting voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving, de standaard methode. Dat betekent dat naast de prijs ook kwalitatieve criteria worden meegewogen, zoals de projectaanpak, de planning, duurzaamheid, veiligheid en innovatie. Elke opdrachtgever stelt zijn eigen weging vast, maar het aandeel van kwaliteit in de eindscore loopt regelmatig op tot vijftig procent of meer. Wie alleen op prijs concurreert, laat een groot deel van de beoordeling onbenut.

Waarom veel inschrijvingen stranden op het plan

Een aanbestedingsplan schrijven vraagt om meer dan technische kennis van het project. Het vraagt om inzicht in wat de opdrachtgever wil lezen, hoe je een aanpak overtuigend verwoordt en hoe je onderscheidend bent ten opzichte van concurrerende inschrijvingen. Veel bedrijven die technisch uitstekend werk leveren, slagen er niet in dat over te brengen in een plan. De teksten zijn te algemeen, de structuur sluit niet aan op de uitvraag of het plan mist de inhoudelijke diepgang die beoordelaars verwachten. Het resultaat is een gunning die naar een concurrent gaat, niet omdat die beter is, maar omdat zijn plan beter was.

De rol van een BLVC-plan bij vergunningtrajecten

Niet elke aanbesteding draait om een EMVI-beoordeling. Bij projecten in de openbare ruimte is het BLVC-plan, dat staat voor Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie, een verplicht onderdeel van de vergunningaanvraag. Een goed BLVC-plan laat zien hoe de omgeving tijdens de werkzaamheden zo min mogelijk hinder ondervindt en hoe communicatie met omwonenden en weggebruikers is geregeld. Een slecht onderbouwd plan vertraagt de vergunningverlening of leidt tot afwijzing. Wie dit onderdeel serieus neemt, werkt sneller en soepeler door het vergunningtraject heen.

Wanneer is externe ondersteuning zinvol

Niet elk bedrijf heeft de capaciteit of de expertise in huis om aanbestedingsstukken op hoog niveau te schrijven. Zeker bij grotere of complexere opdrachten, waarbij de concurrentie scherp is en de beoordelingscriteria veeleisend, loont het om te investeren in professionele ondersteuning. Dat geldt ook voor organisaties die wel ervaring hebben met aanbestedingen maar merken dat hun scoringspercentage achterblijft. Hulp bij aanbestedingen van een gespecialiseerde partij betekent niet dat je de regie uit handen geeft, maar dat je het plan laat schrijven door mensen die weten wat werkt en wat niet.

Wat een sterk aanbestedingsplan onderscheidt

Een winnend plan is niet per definitie het langste of het meest gedetailleerde. Het is het plan dat de beoordelaar overtuigt dat deze partij begrijpt wat er gevraagd wordt en hoe dat gerealiseerd gaat worden. Dat vraagt om een heldere structuur, een aanpak die aansluit op de specifieke uitvraag en een presentatie die professioneel oogt. De combinatie van inhoud en vormgeving speelt daarin een grotere rol dan veel inschrijvers denken. Een gespecialiseerde partij die dagelijks werkt aan aanbestedingsplannen brengt niet alleen schrijfervaring mee, maar ook kennis van wat beoordelaars in verschillende sectoren en bij verschillende opdrachtgevers daadwerkelijk waarderen.

Aanbestedingen winnen is een vak. Wie dat vak serieus neemt en investeert in de kwaliteit van zijn inschrijving, vergroot zijn kansen structureel, niet alleen bij de volgende tender, maar bij elke opdracht die volgt.

Veelgestelde vragen

Mag je externe hulp inschakelen bij het schrijven van een aanbesteding?

Ja, dat is toegestaan. Er zijn geen regels die voorschrijven dat een inschrijving volledig door de eigen organisatie moet worden opgesteld. Wat telt is dat de inhoud klopt en aansluit op de uitvraag. Externe ondersteuning bij het schrijven en structureren van een plan is dan ook gangbaar in de sector.

Wat is het verschil tussen een EMVI-plan en een reguliere offerte?

Een reguliere offerte richt zich voornamelijk op prijs en technische specificaties. Een EMVI-plan gaat verder en beschrijft ook de kwalitatieve aspecten van de aanpak, zoals projectmanagement, communicatie, duurzaamheid en risicobeheersing. Bij aanbestedingen waarbij EMVI wordt toegepast, wordt dit kwalitatieve deel meegewogen in de eindscore.

Hoe vroeg in het proces is het zinvol om ondersteuning in te schakelen?

Zo vroeg mogelijk. Wie ondersteuning inschakelt zodra de aanbestedingsdocumenten beschikbaar zijn, heeft tijd om de strategie goed te bepalen, de teksten zorgvuldig te schrijven en de vormgeving te verzorgen. Wie te laat begint, levert een plan in dat onder tijdsdruk is geschreven en dat is zelden het sterkste plan.