Implementeren van projectmatig werken

Bedrijven passen een projectorganisatie toe om gebruik te kunnen maken van diverse specialismen en disciplines voor een bepaald doel. In veel gevallen start men enthousiast, omdat dé organisatorische oplossing is gevonden om gewenste doelen te bereiken. Het komt vaak voor dat op zeker moment de structuur heilig is geworden; alles gaat via een project. Het gevolg hiervan is dat het normale werk eronder gaat lijden. De mensen weten niet meer wie nu de koers bepaalt; de projectmanagers of de afdelingsmanagers? Hierdoor ontstaat een suboptimale situatie; de core business lijdt eronder en ook de projecten. Minder rendement uit de core business en projecten die uitlopen en duurder uitvallen. De vraag is: is een projectorganisatie wel een juiste structuur? Het antwoord is ja, mits toegepast op de juiste manier en om de juiste redenen opgezet. In dit artikel kunt u lezen hoe u een effectieve projectorganisatie opzet, zodat uw core business de gewenste resultaten oplevert en uw projecten hieraan bijdragen.

Kenmerken van een projectorganisatie

Waaraan herkent u een projectorganisatie?

• Er worden projecten uitgevoerd die bijdragen aan de core business;
• Er wordt gebruik gemaakt van resources die normaliter een andere functie hebben;
• Planning en voortgang wordt bewaakt door een professionele projectleider (intern of extern);
• Er zijn samenwerkingsverbanden die anders zijn dan normaal;
• Er zijn projectmanagers en afdelingsmanagers die dezelfde mensen aansturen;
• Er is een programmamanager die overzicht houdt over alle projecten;
• Project worden gestart, afgerond en geëvalueerd.

Hoe implementeert u projectmatig werken?

Hoe kunt u ervoor zorgen dat binnen uw organisatie een effectieve projectorganisatie ontstaat? Hiervoor moet u de volgende stappen doorlopen:

1. Definitie welke bijdrage de projectorganisatie moet hebben:

U zult hiervoor scherp moeten definiëren wat uw core business is. Dit lijkt makkelijker dan het is. Door de jaren heen zijn er vaak activiteiten bijgekomen omdat de situatie van dat moment daarom vroeg. Het kan dus voorkomen dat u bepaalde activiteiten gaat afstoten. Als u uw core business in beeld heeft, dan kunt u voor alle projectideeën en voorstellen afwegen of het project zinvol is.

2. Vaststellen hoe de projectorganisatie wordt aangestuurd:

Omdat de projectorganisatie ten dienste staat van de core business, is het van belang dat de projecten ook voortgang hebben in die richting. Een programmamanager biedt hiertoe uitkomst. Hij bewaakt alle projecten en stuurt bij waar nodig. Hij zorgt er tevens voor dat de verschillende projectmanagers scherp blijven sturen op de gewenste resultaten. Planning, resourcing en bemanning van de projecten moet bij voorkeur centraal worden geregeld, omdat er dan altijd één plaats in de organisatie aanwezig is waar de waarheid van ieder moment te bepalen is. Vanuit deze centrale functie moeten ook afspraken met alle externe en interne resources worden geregeld, zodat ook hier zicht op is.

3. Vaststellen welke rol het management vervult:

Management heeft belang bij projecten die binnen tijd en budget worden uitgevoerd en die ook het gewenste resultaat bieden. Management zal betrokken moeten zijn. Dit kan als resource in een project, maar dan is de rol anders. Management moet continu op de hoogte gehouden worden van de voortgang en van de beslissingen die ze moet nemen. Vanuit de projectorganisatie zal een beslissingsvoorbereidend proces op gang gebracht moeten worden. Welke beslissingen moet het management nemen, welke voordelen en nadelen kleven eraan, waarom is de beslissing van belang etcetera. Feitelijk moet het management middels een eenvoudig "ja" of "nee" kunnen beslissen. Management moet deze rol op zich nemen. Daarnaast keurt management een project goed en accepteert management uiteindelijk een projectresultaat.

4. Zorg dragen voor een effectieve interne communicatie:

Voor een projectorganisatie is informatie essentieel. Bekend moet zijn welke projecten er lopen, welke prioriteiten eraan gekoppeld zijn, welke resources worden gebruikt, hoe de bezetting is, hoe de beschikbaarheid is, welke skills en vaardigheden voorhanden zijn of juist niet etc. Voor de voortgang is het uitermate belangrijk dat er zicht is op mijlpalen en de status ervan. Regeren is vooruitzien. Dit credo is enorm van belang bij projecten. Een project wordt namelijk gepland. De planning kent een aantal uitgangspunten en aannames. Zodra er iets verandert, dan heeft dat consequenties. De gevolgen van de consequenties moeten in beeld gebracht kunnen worden. Ook moet het dan mogelijk zijn om oplossingen te vinden.

Een projectensysteem is onontbeerlijk. Een uitgebreid systeem waarin de projecten gedefinieerd kunnen worden, waarbij resources taken kunnen krijgen toebedeeld, waarmee beschikbaarheid kan worden gecheckt, waarmee planningen kunnen worden doorgerekend etc. Het projectsysteem zorgt voor de actuele stand van zaken, zodat er kan worden bijgestuurd. Voorwaarde is dat iedere resource er gebruik van maakt en ook consequent en accuraat aangeeft wat er gebeurt in het project. Hier zit vaak de angel. Het definiëren van het project in het systeem is niet zo’n punt, het toewijzen van resources ook niet. Maar zodra iedereen moet gaan aangeven welke resultaten er bereikt zijn ten aanzien van de activiteiten, dan gaat het vaak mis. De informatie komt er niet goed in, of onvoldoende. De informatie wordt te laat ingevoerd.

Deze afspraken moeten continu bewaakt worden. Deelnemen aan een project vereist een tegenprestatie, namelijk het verantwoorden van uw activiteiten. Dit betekent consequente rapportage op dit vlak, constant benadrukken wat het voordeel ervan is, eventueel belonen van deze bijdrage. Men moet leren werken in een projectorganisatie. In de normale functie hoeft men dergelijke zaken wellicht niet vast te leggen, in het project wel. Het is geen natuurlijk proces. De mensen moeten hierbij geholpen worden.

Wat levert het op?

Primair moet de beschreven aanpak leiden tot een effectieve inzet van een projectorganisatie: alleen projecten uitvoeren die bijdragen aan de core business. Het zorgt ervoor dat een project iets speciaals is. Het zorgt ervoor dat het een eer wordt om aan een project deel te nemen. Zodra het als eer wordt beschouwd, zal de bijdrage van ieder individu ook vele malen groter zijn. Bijkomende effecten zijn (mede door het gebruik van een geautomatiseerd projectensysteem):

• Betere bezetting van (project)medewerkers. Ze werken alleen aan projecten die ook daadwerkelijk iets bijdragen. Er wordt consequent gezocht naar de beste man voor de klus en anders wordt bewust gekozen voor een andere oplossing. Zowel de reguliere taken als de projecttaken worden effectiever uitgevoerd.
• Projectresultaten worden geboekt die in dienst staan van het bedrijfsresultaat.
• Objectiviteit. Het systeem biedt u diverse rapportages naar verschillende invalshoeken. U kunt daarmee objectief beslissingen nemen.
• Variëteit. Het biedt uw medewerkers variatie hetgeen het plezier positief beïnvloedt.
• Management en directie hebben, dan wel krijgen, grip op de projecten.

De relatie tussen project en bijdrage aan de onderneming wordt zichtbaar voor iedereen. Zowel voor management en directie alsook voor de medewerkers.